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新疆政府辦公廳公文管理應用場景分享

 二維碼 467
發表時間:2019-02-13 16:38來源:選軟件網網址:http://www.tohw.net

新疆政府辦公廳公文管理應用場景分享

第一部分:需求背景

新疆維吾爾自治區人民政府辦公廳協同辦公系統運行在自治區電子政務內網非涉密工作域,辦公系統中處理的公文即涉及普通的可公開公文,也涉及有敏感信息的不可公開文件。因此,公文的整個處理過程存在紙質文件辦理與電子化線上辦理并存的情況,而且公文處理過程橫跨公文無紙化傳輸系統、協同辦公系統、機關智能文件交換箱、內網網站群等幾個系統,用戶原辦公系統更換后,希望新辦公系統能夠無縫承接原系統所有業務,同時實現涉密及敏感信息紙質公文登記、線下流轉和非涉密公文線上流轉兩種需求,并在此基礎上逐步實現全流程網辦。

第二部分:需求分析

公文登記管理

對用戶原有公文處理全過程進行分析,把用戶紙質公文處理需求劃分為發文和收文登記兩個需求板塊:

發文登記管理主要需求點

發文登記只需登記公文基本信息,正文、附件均為用戶線下排版、套紅轉換版式文件并上傳至公文傳輸系統進行發送。協同辦公系統需要將發文登記單基本信息通過接口發送至公文傳輸系統。

公文傳輸系統在給各廳局、各地州發文同時,需要通過接口將公文密級為“一般”的公文推送至協同辦公系統,用于公文庫信息歸檔及網站信息發布。

要求協同辦公系統將公開方式為“主動公開”的公文通過接口發送至政府內網網站進行信息公開。

收文登記管理主要需求點

秘書一處收到國務院、國務院辦公廳、國家各部委和各地各單位紙質來文,通過掃描文件二維碼將文件基本信息導入收文登記單。根據文件辦件需要給出擬辦意見后呈報領導批示、或轉承辦處室辦理、或轉領導傳閱。

在整個辦件過程中,辦公系統提交流程至下一環節,秘書一處根據系統生成二維碼打印辦件單,將辦件單及文件一起投入智能交換箱領導或承辦處室收件箱。辦公系統與公文交換箱集成,實時獲取投件、取件信息,并轉換為投取件狀態更新收文登記單狀態欄。

文件經領導批示或初始承辦后返回秘書一處,由秘書一處將簽批意見或承辦意見錄入系統。

能夠統計各處室承辦文情況。

公文全流程電子化網上辦理

今年3月,根據政府和辦公廳領導的統一要求,用戶開始試點在網上協同辦公系統上實現國務院、國務院辦公廳、國家各部委和各地各單位部分來文、自治區政府和辦公廳發文等文種的非涉密公文實現全流程電子化網上辦理。需要在紙質文件登記基礎上試點收文、發文、請示報告等文件辦理電子化審批。

實現全流程網辦時,需要考慮與收文登記、發文登記功能的結合:

收文登記流程在各處室承辦環節,提供子流程觸發功能,符合網辦要求的文件可轉收文審批流程進行全流程網辦。

發文審批流程在發文處室復核環節,需要轉公文傳輸系統發文的將文件轉至發文登記流程,同時將審批流程轉至文印中心。

第三部分:需求實現說明

發文登記

搭建發文登記流程

搭建單獨的發文登記流程,用戶直接登記發文信息

搭建發文登記單

易用性開發1:用戶選擇簽發人,可顯示人員姓名+職務:

登記完畢提交時提示是否進行公文交換,

如需交換則將發文基本信息推送至辦公系統公文發送模塊,辦文員手動將文件發送至公文傳輸系統。

公文傳輸系統接收到公文基本信息后,辦文員將經排版、套紅、版式轉換并蓋章的正文及附件上傳至系統并選擇接收單位點擊發送,文件發送至各單位同時,

根據發文登記單中的文件密級為“一般”的公文版式文件及轉換的txt文件傳回網上協同辦公系統:

發文網站發布

協同辦公系統開發單獨的發文展示元素和頁面,將發文密級為“一般”的文件到發布至內網網站。其他涉密的文件均不發布。

“十日發文”欄目下列表中顯示的7條默認信息為“按照最新發文日期倒序顯示七條信息”,不分文類。顯示信息標題的展示格式為:“(文種+發文序號)”+“標題”+“(發文時間)”,其中,發文時間格式為(月-日)。

上述頁面中在欄目中間點選各類文類按鈕則直接鏈接至該類發文的文件查詢列表。

點擊標題欄的“十日發文”分類按鈕時跳轉到文件查詢列表時顯示2016年所有文件,文件排序按照 “發文序號”—“年度”—“文種”的倒序進行排序。(即先按照發文序號中的流水號排序,然后按照年度,最后按照文種)。

發文查詢列表頁面如下所示:

以上查詢列表中查詢及結果顯示規則如下:

查詢列表查詢規則:頁面左側放置文類列表,用戶可按照文類點選進行分類查詢。右上角公文檢索分兩部分:“模糊搜索框”可以按照文種、文號、標題進行模糊查詢,后面下拉選擇框可按照年度查詢。在右上角“搜索”按鈕旁邊增加“高級搜索”按鈕,點擊按鈕以下拉框方式展示高級搜索條件輸入頁面,搜索條件包括:文件標題、文種、發文文號、發文時間。

查詢列表顯示規則:查詢結果中標題的顯示規則為:“(文種+發文序號)”+“標題”+“(發文時間)”,其中,如公開方式為“主動公開”的標題后面需跟“★”號:

點擊查詢結果中的文件標題可直接打開公文正文,由于公文正文為方正系統ceb格式文檔或書生的gd格式版式文件,客戶如已安裝相應的閱讀器則可直接通過閱讀器下載打開,如未安裝閱讀器則系統提供正文直接下載。

利用表單建模搭建發文查詢模塊,實現發文查詢需求。

根據文件歸檔和查詢要求,發文查詢頁面需要先展示按文種、按簽發人、按擬稿單位、按發文時間分類進行統計,每個分類均可以生成文件清單,提供秘書一處打印后提供其他單位存檔或查詢:

打印清單:

各分類點擊后展示文件詳細列表:

搜索條件可按照標題、文種、文號進行模糊搜索

收文登記

搭建發文登記流程

搭建單獨的發文登記流程,用戶直接登記發文信息。

搭建收文登記單:

由于收文登記功能需要兼顧用戶原有系統樣式,流程新建頁面做了改造

所有公文基本信息通過掃描槍掃描獲取,用戶只需選擇文類

收文登記紙質文件辦理仍采用流程流轉模式:

收文登記以處理環節為核心,秘書一處作為紙質文件收文、轉辦的總出口,通過處理環節將文件轉至擬辦、批示、處室承辦、傳閱等環節。為與客戶原有系統使用習慣保持一致,辦理頁面進行了大量改造:

收文登記單保存時會獲取智能交換箱提供的文件二維條碼,后續文件投箱均通過此二維碼進行識別;

文件批示、擬辦、處室辦理選擇均為單獨開發頁面:

與公文智能交換箱的集成體現在如下圖的左上角辦理狀態的更新:

敏感信息文件收文登記后無論標題輸入何種信息均將標題自動置為“文種+文號”:

收文登記每經過一個節點,提交后均存在紙質文件的投箱和取件,公文交換箱只提供投箱時間及取件時間,辦公系統通過讀取投箱和取件時間,結合流程節點名稱和辦理人形成辦理狀態更細至“辦理狀態”欄。

同時,增加閱件單獨處理機制,閱件可選擇多人,單獨在表單中展示:

屏蔽系統默認簽字意見欄,用明細表單搭建簽字意見欄,供秘書一處將紙質文件簽字意見錄入系統,簽字意見、辦理人、辦理時間均可修改。

收文基本信息內網網站發布

辦公系統內密級為“一般”或“無”的收文登記單基本信息發布至網站頁面:

發布時按照三個欄目分類進行發布:

“十日收文”類別欄目可按照收文文類進行查詢。

該類別欄目中默認按照收文日期倒序顯示最新的7條文件信息。信息顯示格式按照“(來文文種+來文文號)”+“文件標題”+“狀態,(收文日期)”的規則顯示,注意欄目中的收文日期只取“月-日”。狀態欄顯示規則為:文件如處于處理中則不顯示狀態,文件狀態為辦結則顯示“辦結”。

點擊中間文件分類則直接跳轉至該文類收文查詢列表頁面。同時,點擊標題欄“十日收文”也可直接進入收文查詢列表頁面,默認列表頁面按照收文日期倒序排列。

收文查詢列表頁面如下所示:

以上收文查詢列表查詢、顯示規則如下:

查詢頁面左側設置按文類查詢列表,用戶可按照左側收文文類進行分類查詢;

查詢頁面右上角設置模糊搜索框和按年度搜索框,用戶可按照右上角模糊搜索框+年度選擇框進行查詢。模糊搜索框可按照來文文種文號、文件標題進行模糊搜索。在右上角“搜索”按鈕旁邊增加“高級搜索”按鈕,點擊按鈕以下拉框方式展示高級搜索條件輸入頁面,搜索條件包括:文件標題、文類、收文序號、收文時間。

列表顯示結果規則:

結果列表按照收文日期倒序排序。

結果列表數據標題顯示規則:按照“(來文文種+來文文號)”+“文件標題”+“狀態,(收文日期)”的規則顯示。其中狀態欄顯示規則為:文件如處于處理中則不顯示狀態,文件狀態為辦結則顯示“辦結”。

收文數據詳情頁面顯示規則:

從網站查詢的收文文件詳情顯示頁面只顯示收文登記單基礎內容及文件辦理狀態。

信息項包括文件標題、收文日期、收文序號、來文的文種文號、簽發人、來文等級、來文密級、來文單位、備注及文件的辦理狀態(包括辦理狀態(辦理狀態中不獲取投箱狀態)和文件狀態)如下圖所示:

“領導批示文件”欄目主頁面點擊領導名稱跳轉至“領導批示文件”類查詢列表頁面,主頁面顯示樣式如下:

“領導批示文件”類查詢列表頁面顯示樣式如下:

查詢列表查詢及顯示規則如下:

可按照左側領導名字進行查詢;可按照右側模糊搜索框和年度選擇框進行模糊查詢,模糊搜索框可按照來文文種文號和標題進行查詢。在右上角“搜索”按鈕旁邊增加“高級搜索”按鈕,點擊按鈕以下拉框方式展示高級搜索條件輸入頁面,搜索條件包括:文件標題、文類、收文序號、收文時間。

列表結果按照收文日期倒序進行排序。

列表顯示結果中標題的顯示規則為:“(來文文種+來文文號)”+“文件標題”+“(收文日期)”。其中,如文件已辦結則標注“★”號。

待辦工作:

“待辦工作”欄目顯示的是所有未辦結的文件。欄目中默認按照收文日期的倒序顯示最新的7條信息。

點擊標題欄的“待辦文件”按鈕跳轉至待辦文件查詢列表頁面,查詢結果按照收文日期倒序排序。

查詢列表查詢及顯示規則如下:

可按照右上角模糊搜索框和年度選擇框進行模糊查詢,模糊搜索框可按照來文文種文號和標題進行查詢。在右上角“搜索”按鈕旁邊增加“高級搜索”按鈕,點擊按鈕以下拉框方式展示高級搜索條件輸入頁面,搜索條件包括:文件標題、文類、收文序號、收文時間。

列表結果按照收文日期倒序進行排序。

列表顯示結果中標題的顯示規則不采用目前方式,與其他兩個欄目保持一致,改為:“(來文文種+來文文號)”+“文件標題”+“(收文日期)”。

收文查詢

利用表單建模搭建收文查詢模塊,通過開發改造收文查詢頁面顯示效果,實現收文查詢需求。

與發文查詢類似,收文查詢頁面默認先展示分類統計數據頁面,可按照文類、批示領導、辦理處室、來文單位、發文標識、收文日期進行查詢:

顯示統計數據按要求顯示總數、辦結數及未辦結數。點擊各分類進入分類列表:

同樣,查詢條件只設置模糊查詢,可按照標題、收文序號、發文字號、文件標題、來文單位進行查詢。并提供用戶按需打印和下載文件清單。

辦文統計

為用戶單獨開發紙質文件辦件情況統計表,包括未辦結文件、已辦結文件清單

查詢結果直接轉換為word文件供用戶打印核查。

公文審批流程

公文全流程網辦包括:網上收文辦理、發文辦理、請示(報告)批閱三類。

流程搭建

批流程

批流程

發文審批單:

收文審批流程

收文審批流程:

收文審批單:

請示報告批閱流程

請示報告批閱流程:

請示報告批閱單:

與影源掃描儀集成實現在線掃描

為實現收文過程中用戶存在很多外來紙質文件需要走系統收文審批流程的需求及領導紙質簽批意見需要原件上傳系統的需求,開發影源掃描儀與系統接口,實現附件掃描上傳功能。

在流程配置頁面,可配置是否開啟“允許使用掃描儀掃描上傳附件”:

前臺流程應用界面,用戶會在收文流程附件字段和簽字意見欄看到“掃描”按鈕:

收到外來文件或需要上傳領導簽字意見時,用戶點擊“掃描”按鈕后系統調用掃描儀接口調出掃描頁面, 掃描頁面集成了檢查設備、檢查掃描件填裝、開始掃描、重新掃描、掃描件檢查及格式轉換上傳功能:

 點擊檢查設備可檢查掃描儀連接情況:

檢查掃描件可檢查掃描件填裝情況:

掃描件填裝完畢即可“開始掃描”:

掃描完畢后可在窗口預覽掃描件:

如掃描件有空白頁或錯頁可以刪除圖片。

掃描并檢查完畢后可按照要求進行格式轉換后上傳系統。目前支持轉換為pdfofd兩種格式。按照需要點擊相應轉換按鈕,轉換前需要填寫文件名稱:

如填寫文件名稱完畢后點擊“轉PDFOFD上傳”后,系統自動調用接口將文件同時轉換為PDFOFD文件后自動上傳至系統:

至此完成掃描件在線掃描和上傳。

下一節點用戶可直接看到上傳的文件:

PDF文件可直接在線打開:

OFD文件目前需要下載后在本地用OFD閱讀器打開:

文件正文在線編輯暫存功能

由于辦公廳所有廳級領導和副主席均在網上在線修改文件,文件頁數較多時,系統正文保存后會回到流程表單頁面,不利于在線改稿。因此,改造正文編輯功能,實現文件暫存,當用戶在文件中間某處修改并保存后,光標仍停留在該處,不會跳回流程表單頁面或回到頁首:

辦文單word套打

收文登記流程中,在處理環節按呈報需要打印各種不同的辦文單,并且需要在套打的呈報單上編輯,加入前序節點領導意見。因此,利用正文套紅原理開發辦文單word套打功能:

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