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OA系統是什么?協同OA的本義、過去、現在和未來

 二維碼 718
發表時間:2018-10-18 16:35

第一章         OA系統是什么?概覽:協同OA系統的本義、過去歷史、現在和未來

第一節組織存在的本義

  組織的存在由來已久,它伴隨著人類文明的進程,與我們如影隨形!遠古時期,我們的祖先為了解決吃飯問題,選擇了抱團求存;歷史的車輪再往后推移,隨著“交換定價物”的出現,出現了企業組織的雛形:小作坊開始出現,有的人專門做工具、有的人專門做衣物、有的人專門做文藝……歷史告訴我們:一個人狩獵會被野獸吞沒、一個人打仗不可能贏、一個人生產不出汽車、一個人做不出一個好的大型管理軟件!所以,現在,我們身處不同的組織、不同的工作崗位,創造并享受著精彩紛呈的生活。

當然,類似一群人過馬路這樣的情況并不能稱為組織,組織是以目的為導向的社會實體,具有特定結構化的活動系統。它由兩個以上的人以特定的關系構成一個群體來達成一定目標。組織通常有4大構成要素:

1、人—基本要素。組織由兩個或兩個以上的人組成,這些人為了共同的目標走到了一起。

2、目標—前提要素。組織擁有至少一個目的或目標,是組織存在的前提。

3、結構—載體要素。組織由部門、崗位、職責、從屬關系構成,相互之間分工協作、互為協調。

4、管理—維持要素。為了實現目的,組織通常擁有一套計劃、控制、組織和協調的流程,以計劃、執行、監督、控制等手段保證目標的實現。


目前的企業組織形式存在的根本目的,是讓組織內所有人一起協同完成統一目標創造價值。但隨著社會發展、科技的進步、物產極大豐富,組織存在的目的將發生根本性改變:組織存在的目的將變成發展和發揮組織中每一個人的個人價值!屆時,組織的目標和個人的目標會達到高度的統一和契合!組織形式存在的本源將演化成:為了創造和增強"組織內每一個人在創造價值過程中的愉悅"!目前社會已經出現這樣的組織:各類真正意義上的公益組織、偉大的藝術團體、個別偉大的企業……他們追求的不是簡單的目標導向價值創造,而是“追究創造價值的愉悅”!


我們在接下來的篇幅主要討論目前社會形態中主流組織的管理核心問題,即:實現目標創造價值,以及與之配套的組織協同運作問題(如何更好更快地達成目標、創造價值);部分的篇幅涉及組織如何提升“創造價值過程的愉悅”,因為這是時代發展的必然!我們確信以后的企業一定是哪些只關注每一個體在創造價值過程愉悅得到發展!



第二節協同(OA)軟件的本義與價值

科技與工具推動歷史的發展!


原始社會到工業作坊到現代企業都存在一定的制度和規矩來協同整個組織的運作,這就是所謂的管理(沒有規矩不成方圓);管理的目的是讓每一個人發揮所長而不是限制每一個人,每一個人的特長發揮就需要更好的協同。


協同在任何組織天然存在:因為人類社會存在專業分工、既有分工必然需要協同,即使在遠古時代的飛鴿傳信、烽火臺、飛馬傳書、驛站、官員奏章、朝廷頒令,到近代的書信郵局、電報傳真、電話、紅頭文件、內部會議,再到現代電子郵件、即時通訊、移動手機、視頻通訊、微博微信……所有這些都是為了滿足更高效實現一個組織目標而發明的協同工具,從現代文明開始,隨著電腦科技的發展企業組織的發達,也就產生了現在的協同(OA)軟件!


目前,協同(OA)軟件是管理軟件大類的一個關鍵分支,除了協同(OA)軟件系軟件之外,還有另一大核心分支:ERP系。在組織中,ERP等業務軟件更像一個組織的武官為組織開辟江山—以業務數據管理為核心;OA等協同管理軟件更像一個組織的文官為組織做好江山治理—以組織人員行為管理為核心;一個好的文官也一定需要懂一些業務,一個好的武官也一定要懂一些文治,所以也有了OA與ERP業務的集成需求;文武兼備對組織協同更加高效。


1.協同(OA)軟件的本義與價值


組織以目標實現為出發點、以一定的關系來架構,并且一個組織的任何指令信息一定都是由人來發出(就像人的心臟指揮著血液的流轉),發出的指令一定通過路徑(經脈)來執行,執行過程的就是信息的交換或者更新(血液供養組織單元,組織單元都是造血單位)。任何組織的本身就是這樣運作的,而協同(OA)軟件則是為了幫助組織機體時刻保持最佳的健康狀態!所以,我們可以將協同(OA)軟件理解為是以目標為綱領、以組織架構為骨架、以人為心臟、以工作流程為經脈、以知識信息為血液,把組織內外的各個部門各個人員協同運作起來達成組織的目標。


從上述協同(OA)軟件的概念中提取關鍵詞的話,我們會得到:目標、組織架構、人、流程、知識等,其中目標、架構、人是組織的基本構成要素,而流程和知識則是屬于組織基本要素中管理的范疇。事實上,幾乎所有的協同(OA)軟件都是以知識、流程、門戶為核心而不斷豐富和發展起來的!而協同(OA)軟件對于組織的價值也從這三大核心衍生出來:

1)協同OA的基本應用價值:

1) 讓組織的制度真正落地,讓組織行為更加規范、高效(流程的價值);

2) 為組織內部創建一個內部google,讓所有的知識信息可按需獲取(知識的價值);

3) 把組織內的信息和事物根據每一個崗位的權限和職責聚類形成個性化的崗位工作門戶,讓信息和事情找人而不是人找信息(門戶的價值)。

2)協同OA的深度應用價值:

1) 讓整個組織的所有人員都可以圍繞公司的目標展開協同工作(目標導向);

2) 在電子流程規范組織行為的同時優化組織流程(流程優化);

3) 知識信息在共享的過程中得到創新,形成企業內部電子生態管理體系(具有自我積累、更新和變革)。


2.協同(OA)軟件的兩個關鍵模型

1)協同矩陣模型:

如果我們把一個組織進行抽象理解,那么在任何一個企業和單位都有七大基本要素:人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、項目事件的要素、物的要素和財的要素。這七大要素并不孤立存在必定是相互之間強關聯的,同時這些要素在組織內部的各個部門之間進行流轉。

協同矩陣模型.jpg

協同矩陣模型

協同矩陣模型提供了企業信息網狀管理的解決方案,使組織單位的各個要素在一個平臺上實現“立體多線程"的管理:在系統中,如果用戶找到一個信息點,與這個信息點相關聯的所有信息都被找到。例如:找到一位公司內部的銷售人員,那么與這個銷售人員有關的:個人的財務信息(工資,福利,成本,費用),他管理的客戶,他撰寫的文檔資料,他管理的下屬,他參與的項目,他使用的公司資產,他現在的工作安排等所有有關的信息像一張網,可以通過員工個人資料這個信息節點被迅速的提取出來。

2)協同齒輪模型:

協同矩陣模型有效解決了"組織的信息網狀管理"的需求,對于協同(OA)平臺軟件而言,這是系統邏輯思想層面的問題,另外對于系統來講還需要在動力傳送方面需要有另一個模型來支持"協同矩陣"的運作,即"齒輪聯動模型"來支撐系統在組織內部的真正協同管理。"齒輪聯動模型"的設計關鍵就是:系統提供一個核心引擎(類似"齒輪校合中心")來支撐系統的各個應用模塊(每一個模塊類似一個齒輪):知識文檔管理模塊、工作流應用管理模塊、人力資源應用管理模塊、客戶關系管理模塊、項目管理模塊、財務管理模塊和資產管理模塊的協同運作,只要其中一個模塊(齒輪)轉動就能夠通過齒輪校合中心帶動其它模塊(齒輪)的轉動。

協同齒輪模型

協同齒輪模型


3.協同(OA)軟件的分類


按照協同OA軟件在組織中發揮價值不同和側重點,可以將其分為三大類,即:協同辦公軟件、協同平臺軟件、協同工具軟件。

1.協同辦公軟件:協同辦公軟件指幫助組織實現協同化管理和辦公的應用軟件,包括綜合通訊、協作區(含團隊協作等)、信息門戶、工作流、文檔管理等類型。部分協同辦公軟件是在第三方協同平臺軟件基礎上開發的,另外也有部分在系統軟件或中間件上直接開發而成。目前,我國典型的協同辦公軟件有致遠協創的協同(OA)軟件、金和的C6協同運營管理平臺以及泛微的協同管理應用平臺e-cology、協同辦公標準版e-office、云辦公平臺eteams等。

2.協同平臺軟件:協同平臺軟件指提供一個協同化的架構(包括開發工具和開發環境),可以讓用戶或獨立軟件開發商在此基礎上開發最終應用的平臺性軟件。協同平臺軟件包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛微的協同管理配置平臺e-weaver等產品。

3.協同工具軟件:協同工具軟件指相對獨立的、功能相對簡單、用于相互間溝通的軟件,解決的是組織內部信息發布、交流、記錄的問題,包括獨立的企業電子郵件系統軟件、企業即時通訊系統軟件、視頻軟件、企業統一消息系統等。



第三節協同(OA)軟件的歷史

協同(OA)軟件的發展與互聯網的發展基本保持一致,剛開始有郵件、電子公告板、到BBS,到獨立網站的出現、到分類搜索網站、到門戶網站(新浪、網易)、到全局搜索引擎的出現、到強化個人分享的博客出現、到實時個人分享的社交化微博出現,到目前微信的興起,社會互聯網的發展一直帶動著協同(OA)軟件的發展。互聯網的發展脈絡是從點對點、點對面、面對面、面對點、點對點直到回歸以每一個人為核心的應用!OA也是如此!以下我們從幾個不同的維度來回顧協同OA的發展進程:

1.協同(OA)軟件的以應用為核心的階段發展:

第一階段:文檔電子化(1991-1997)
第二階段:電子郵件的普及(1998-2003)
第三階段:公文行政辦公和內網建設為核心(2003-2008)
第四階段:工作流程管理為核心(2007-2013)
第五階段:信息門戶階段(集成為核心)(2012-2017)
第六階段:組織目標管理,以組織戰略目標執行保障體系為核心(2016-2021)

2.協同(OA)軟件的以部署模式為核心的階段發展:

第一階段:PC應用為主(2001-2013)
第二階段:移動設備應用為主(2012-2020)
第三階段:云部署應用為主(2016-2025)

3.協同(OA)軟件的以管理重心為核心的階段發展:

第一階段:管靜態信息—文檔(1998-2006)
第二階段:管動態事件—流程(2005-2013)
第三階段:回歸"理人"的核心(2012-2017)
第四階段:以員工自我價值實現和管理為核心—社交化動態管理(2013-2021)



第四節協同(OA)軟件的現在

在企業除了辦公自動化系統之外,還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由于大量的信息孤島式的建設,系統之間很少能夠緊密協調起來,用戶經常需要進行退出一個系統然后再進入另一個系統,并且發現數據常常不一致……因此,利用協同(OA)軟件的信息門戶和集成與信息協同優勢,通過集成的理念去構建崗位工作門戶、以及面向對象的OA理念開始盛行。同時,協同(OA)軟件在移動信息化方面也是首當其沖。并且隨著移動互聯帶來的組織模式的變革,社交化的管理需求開始顯露出來,協同(OA)軟件也正在進入自我變革期。(集成、移動、社交化管理等課題將在下文中分別展開論述。)


而作為協同(OA)軟件在當下最為根本的幾個特征我們可以概括如下:

1.基于組織的

任何時候,組織的發展都是協同(OA)軟件的根本所在。在當前,移動互聯環境下,組織的管理模式開始向社交化轉型,組織中個人的價值釋放比以往任何時候都顯得更加迫切。管理者的著眼點,也開始從管控走向釋放,以人為中心、釋放個體價值的管理思路正在開始萌芽和發展起來。

2.基于web的

從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮,web應用模式仍是主流。并且隨著移動網絡的建設越來越完整和先進,隨地辦公、隨時辦公的辦公要求越來越為普遍。當然,移動APP、云OA的發展也正在成為趨勢。

3.基于流程的

對于流程,熟悉協同(OA)軟件的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優化該流程,如果我們宥于原有的思維模式和知識領域,我們無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想以及基于當前的集成技術、移動技術實現業務流程的優化,使其最大限度服務于組織目標、服務于人的日常辦公。

4.基于知識的

進入知識經濟時代,我們人人都是知識工作者,要求協同(OA)軟件必須具有知識內涵,或者說是基于知識。協同(OA)軟件提供知識管理所需的最基本的IT工具、知識存儲庫和知識交流場所,以及基于知識的崗位要求和評估體系,最終服務于組織中每一個人的日常辦公。

5.基于信息集成

目前互聯網的信息爆炸性的增長以及組織內部的信息共享充分打開之后,又必然帶來的另一個問題的是信息的有效組織、利用和推送。如何讓信息更好地服務于人,答案必然是集成的、移動的、定制化的。


綜合來講,協同(OA)軟件的絕大多數用戶關心點聚焦在:流程管理、知識管理、信息門戶、溝通協助和移動應用等方面,現階段的協同(OA)軟件主流廠商也是多以工作流程為核心;但,歷史永遠是動態發展,目前還有不少用戶在關注:行政辦公、郵件管理和內部信息發布;一些走的前面的用戶已經十分關注信息門戶和業務數據集成、移動辦公;更進一步地,部分地廠商正在開始打造以崗位工作目標為核心的企業門戶、流程引擎、內容管理、目標任務、移動引擎、融合集成、報表引擎,引導協同(OA)軟件向社交化轉型!




第五節協同(OA)軟件的未來

協同(OA)軟件的絕大多數的戶關心流程管理、知識管理、信息門戶和溝通協作等應用,主流協同(OA)軟件已經形成以工作流程為核心的共識,并且以此為基礎,開始引入目標績效、計劃任務、管理報表等與組織管理、日常辦公息息相關的內容和方案實現;而與此同時,以個人工作門戶為標志的平臺集成理念,以及依托移動互聯的移動辦公平臺開始引領協同OA未來的發展趨勢,如移動APP、微信企業號集成應用等等。


但協同(OA)軟件的未來必定是這樣的:

1.移動應用為第一媒介;

2.組織戰略目標落地為第一要義;

3.流程引擎、內容引擎、集成引擎、報表引擎、建模引擎五大引擎必備;

4.各種應用云端采集部署:加強智力交換;

5.平臺化是大趨勢:個性化與標準化的有效統一;

6.更加凸顯人為核心的社交化自我管理模式;

7.柔性組織、擴大組織邊界:從組織應用為核心到個人發展為核心的模式---任何人都有自己終生唯一的網絡辦公空間ID隨時可以和任何企業組織進行對接;

8.……


隨著人類電腦科技的進步,協同(OA)軟件一定是向著更加還原協同工作自然原貌的方向發展:


1.如果我想請假、報銷、出差我只要對著我的手機說一下就可以了

2.如果我想知道某些經驗,那么手機上馬上有人跳出來告訴你如何做好這個事情的關鍵知識點—你可以不用打擾到當前的他,歷史的他會來告訴你如何做

3.如果我想召開會議大家馬上可以通過移動設備進行會面交流,系統自動幫助梳理出會議紀要并自動提醒每一個人要做的事情

4.任何人所做的事情都可以有設備自動記錄下來,并很快反饋到每一個人他每一天的工作目標和工作成效,并告知與整個公司的目標的一致性和推進成效

5.你的手持設備能夠自動記錄你對事件的想法和判斷,并提供你針對這些想法和判斷的一些信息依據和人員支持

6.OA硬性形態不再存在他已經變成每一個工作時段電子化的你

7.……


以后的協同(OA)軟件一定不存在: 表單、流程、文檔、任務和考核的概念,任何信息只要語音輸入它自動幫助你形成需要的格式和屬性,自動推送到必須要關注和需要關注的人手上并形成分析報告。系統智能識別信息、分類信息、分析信息和提供決策支持信息!在不久的將來任何組織的內部都將存在一個完全反映真實組織物理狀態的電子化生態體系(e-cology):具有自我適應、自我更新的有生命力的電子生態體系,每一個組織的管理生命力可以得到持續發展!




第二章         OA相關模塊的定義、歷史、現在和未來

第一節OA中的組織體系的定義、關鍵點和未來

俗話說,無規矩不成方圓,協同(OA)軟件的核心是組織管理,幫助組織提升績效。所以,在了解OA的相關模塊及之前,我們有必要了解軟件中是如何定義組織體系。前面提到,組織離不開人、目標、結構、管理這4大要素,那么,在OA系統中,這4大要素是如何體現出來的呢?協同OA軟件呈現出來的組織能否做到“形神兼備”呢?


在組織的要素里邊,我們講到,目標是組織的前提條件,人員是基礎條件,結構是載體條件,管理是維持條件。在OA軟件世界里同樣如此,企業啟用軟件平臺的初衷在于優化和提升管理、組織績效,以達成相應的經營目標。所以,對軟件平臺而言,目標是組織的“魂”和“神”,如果無法從某些方面幫助企業達成目標,軟件平臺就失去了存在的意義。所以,我們在后續的很多探討和思考,都是為了解決一個問題,即:OA能夠解決組織本身解決哪些問題,與此同時,能夠幫助誰去解決辦公過程中的哪些問題。


以下幾個內容,可以幫您更好地了解組織體系:


1.組織體系的定義:一幫人為了實現一個目標而集合起來形成的特殊關系圈。

2.組織體系的關鍵點:職責、權利、層級、崗位。

3.組織體系的難點:動態的、多維度的(矩陣式管理)、目標的一致性(如何保證共同利益)、集權和分權相對動態平衡、權限體系(OA是一個全員系統,所以權限必須要十分細化和立體才能勾勒出一個信息對象的分享范圍,但權限越細化性能的處理要求就更大)。

4.組織體系的發展:能夠適應組織的動態靈活性變化、能夠確保組織的目標的實現、能夠適應多維度多層級的分權體系;(這也是衡量一個管理軟件好壞的關鍵看點)。


第二節OA中工作流程的定義、關鍵點和未來

1.工作流程的定義

對組織而言,工作流程的本質是讓權責分配合理高效,它指明了工作事項的活動流向順序,指組織內部發生的某項業務從起始到完成,由多個部門、多個崗位、經多個環節協調及順序工作共同完成的完整過程。用一句話解釋流程,就是流程=加上"程"式(順序)的"流"動(動態)!

工作流程的特性可以概括為以下幾點:

1)工作流程就是一組輸入轉化為輸出的過程

2)工作流程中的組織系統中各項工作之間的邏輯關系,是一種動態關系

3)工作流程是工作效率的源泉


對于組織來講,工作流程的價值在于以下四個方面:

1)規范:職責明確

2)效率:事找人而非人找事兒

3)控制:關鍵點、風險點、資源控制

4)優化:分析哪些人、哪些崗位、哪些部門的效率和流程本身設置的合理性


管理的本質就是工作流程。任何組織的管理都可以抽象來看:組織內一張表單通過一定媒介進行流轉最終形成執行結果——從這個角度,打個電話本身也是流程,開個會議、發個郵件也可以看作是流程。在協同(OA)軟件系統里,工作流程的組成表現為字段、表單、節點、路徑、流轉意見、統計報表等。字段組合成表單,表單通過一定的邏輯規則進行一個節點一個節點流轉形成路徑,在流轉路徑中形成流轉意見,最終可以報表的方式形成某一類流程的統計分析。企業通過協同(OA)軟件構建的工作流程體系類似于鐵路系統(自由流程是個特例):一條條鐵軌就像流程的路徑,一輛輛火車就像一個一個表單(一節節車廂像一個個字段),一個個車站就像一個一個節點(流程出口和入口)。


最簡單最原始最有效的流程路徑就是:面對面對話;最古老的流程路徑是:烽火傳遞;最古老的表單是:象形文字形成的文書。

2.工作流程的分類

在組織管理中,不同的流程承載著不同的管理內容和管理要求,相應地有著不同的流轉方式,協同(OA)軟件平臺上,這些要素決定了不同的流程類型。

從流轉路徑的設置上來講,我們可以將流程分為三類:

1)固定流程:有點類似公交車,有固定的站點和時間約束;

2)自由流程:有點類似出租車,招手即停,完全所需訂制。

3)自由固定混合流程:上海去杭州:先是出租車(自由流程)到高鐵(固定流程),高鐵到杭州,到杭州州再打車(自由流程)去目的地;

從流程所承載的管理內容不同,我們可以將流程分解為以下5類:

1)審批流—審批是工作流程最為常見的存在形式;

2)權限流—是指流程能夠把承載的對象進行二次賦權(查看權編輯權占用時間);

3)數據流—例如一個資產領用流程可以直接影響資產的庫存數據;

4)控制流—例如預算的數據可以控制實際報銷的流程;

5)工作流程的流程:就是管理流程的流程!


在實際的應用中,一個流程中可能會同時涉及到審批流、權限流、數據流、控制流,這是比較常見的一種情況。

3.工作流程的關鍵點

前邊我們提到,流程就好比是組織的血脈,也是協同(OA)軟件最為核心的應用之一,那么,如何實現流程管理與管理需求的完美契合呢?在流程管理落地的過程中,有哪些是必須要注意的呢?通過協同(OA)軟件來實施流程管理,該如何進行把關?以下分別從三個維度為大家列出,供參考:

從協同(OA)軟件里流程的組成來看,需要注意的關鍵點如下:

1)字段:在字段層面,應支持字段自定義、字段聯動、字段合并、字段判斷等功能

2)表單:在表單層面,應支持表單自定義、表單聯動、表單合并、表單分拆、表單復制等功能

3)節點:在節點層面,應支持規則定義、節點聯動、節點合并、節點分叉、節點等待等功能

4)路徑:在路徑層面,應支持路徑自定義、強制收回(查看前/查看后)、強制歸檔、路徑分叉、路徑合并、退回(退回可自定義)、強制干預、流程監控、路徑復制等功能

5)流程報表:可以支持流程報表自定義


從對流程流轉需求的滿足情況來看,需要注意的關鍵點如下:

1)是否可根據申請人角色可自動判斷流程走向

2)是否支持流程并行

3)是否支持流程串行

4)是否支持流程催辦

5)是否支持流程督辦

6)是否支持流程嵌套

7)是否支持流程抄送

8)是否支持流程轉發(抄送性轉發和辦理性轉發;無需等待性轉發和需等待性轉發)

9)流程是否具有協同性(歷史數據、其他流程信息是否可在當前節點展現)

10)流程在流轉過程是否具有賦權功能

11)是否支持流轉效率分析

12)是否支持流轉時間控制

13)是否支持流程跳轉

14)流程等待—等待數據歸集

從流程的管理和落地角度而言,流程的關鍵點包含:

1)流程的自動化測試(流程自檢)

2)流程是否可以復制

3)流程設置是否可以分權管理

4)是否支持流程版本管理

5)是否有流程的權限體系:流程的分權授權體系、流程表單的字段控制權限、表單布局權限、路徑控制權限、流轉意見權限控制、流程報表數據權限控制

4.工作流程的發展:

大多數協同(OA)軟件平臺上,以審批流為主的工作流程都已實現,并正朝著控制流、業務流方向發展,同時關注對業務數據的集成性(數據流)。企業越來越意識到流程的本意不只是流轉,更為重要的是在流轉過程有信息可以提供決策和釋放信息的價值。工作流程未來的發展方向就是能夠模擬人與人對話的人機對話,流程將成為每一個業務的自動機器人:流程機器人!隨著計算機語音和智能分析技術的發展,可能我們只需要對著電腦或者手機說話系統就能夠根據你的內容自動識別形成表單、流程路徑(以后不會有表單、路徑設置等麻煩的東西!),并隨時向你語音播報流程進展、自主進行統計分析!

5.流程管理的可能存在的陷阱/誤區

工作流程是為了提升管理的規范性和效率,換句話說,組織的流程管理本身就是需要在規范和效率之間找到平衡點。在這里提醒各位朋友,流程管理的價值固然毋庸置疑,但任何事務都有兩面性,因此需謹慎權衡后再實施:

1) 流程可能成為推委的要素,流程可能成為只"流"不"控"—如果一個流程的主要責任人沒有確定好,下一個節點成為上一個節點的復制,上一個節點成為下一個節點的依靠,整個流程只是流轉誰都沒有產生實質性意見,這樣一個流程就失效了!
2) 流程可能會讓工作效率低下—如果一個流程節點很多,而且里面的責任人不明確,很容易導致一個流程流轉了十幾個節點但是事情并沒有解決掉;這樣看似工作流程清晰也實際上效率十分低下!
3) 流程可能會讓組織人員缺少責任心—有時候因為流程固定了職責,但是很多時候很多事情是變動的,既有的職責劃分可能覆蓋不到所有事項的要求,這樣反而讓團隊里面的人慢慢缺少全局觀同時也慢慢失去了責任心!


第三節OA中知識管理的本義、關鍵點和未來

1.知識的定義

知識是指能協助個人、團體或企業創造價值的有用信息。知識是人類進步的媒介,知識是人類接觸自然、認識自然、理解自然和利用自然產生的信息成果!知識管理(Knowledge Management),是指通過計算機系統把企業內部各種存放在員工頭腦中的有用信息按照一定邏輯關系呈現出來(讓知識從隱形到顯性);能協助企業、組織或個人,透過信息科技,將知識經由創造、分類、儲存、分享、更新,并為企業或個人產生實質價值的管理流程與策略,主要重點管理內容為文件管理、核心專長管理及知識社群管理。對知識管理的理解可以借助以下幾個方面:

1)知識管理的本質就是對人潛力的發展和利用。

2)知識管理需要關注四大維度,即:中心思想、時間、地點、對象。

3)知識管理是動態、是相對的、是全局性變量。

4)知識管理的過程:一般分成知識的積累、知識的共享、知識的利用、知識的創新四個過程。


什么是知識對100個人來講有100個不同的答案:所以知識有被利用的對象的屬性;

今天對我來講是知識但是明天可能就是垃圾:所以知識具有時間的屬性;

中國的環境治理知識對美國來講可能就是垃圾:所以知識具有地域的屬性;


所以,知識對于企業就像"空氣"對于人一樣重要。知識管理就是大氣管理——空氣不是能夠靠用瓶子就能夠管理起來的,空氣一定是靠環境治理、開窗通風、植樹造林等來解決,所以在企業內部知識管理不是一個知識管理系統就能夠解決的,獨立知識管理系統就像用一個瓶子把知識罐裝好這有時候可能會壞了一個企業。

知識管理最為核心兩點:第一需要一個開放共享的企業文化,第二需要讓知識的積累、共享、利用和創新與協同(OA)軟件結合在一起,讓知識來源于工作、分享于工作,這是自然的知識管理之道,讓知識管理做到真正的有源之水。所以,有效的知識管理系統最為關鍵的兩點:有效方便積累(自動歸檔)、快速個性化展現(強大搜索引擎)!

2.知識管理的難點

1)隱性知識怎么轉化成顯性知識?—如何真正讓企業內部的大腦互聯

2)個人的知識發展怎么與企業的知識發展步調一致—確保共同利益

3)知識的生命周期如何管理?—知識具有時間屬性

4)知識管理的模式:到底是"出版模式"還是"中介模式"—知識具有過程屬性

5)到底什么是知識什么是垃圾?—知識具有對象屬性

6)如何避免知識管理系統變成知識的"下水道"?—知識的關鍵是被利用

7)怎么讓適當的知識在恰當時候推給需要的人?—必須與工作過程結合起來

8)怎么樣讓知識管理能夠與企業的業務流程結合?

9)文檔性的知識比較容易管理但是數據性的知識怎么管理?

10)企業文化管理如何融入到知識管理中去?

11)需要企業有共享和創新的企業文化來支撐


3.知識管理的關鍵點

1)如何做到真正有效積累—讓知識管理成為有源之水;

2)應有的權限控制;

3)方便快速精準的查詢;

4)讓知識積累、分享、利用和創新真正融入到本身工作過程中;

5)知識管理的權限體系:如何做到既能夠充分共享、又能夠嚴格控制!

4.知識管理的形態和載體:

隨著信息技術的發展,人們接受和感知的信息來源越來越多元化、載體越來越豐富,相應地,知識的存在和發布載體也形式越來越多樣化,通常有:

1) 面對面交流
2) 電話溝通
3) 匯報開會
4) 上課培訓
5) 導師傳授
6) 文字記載
7) 電視電影
8) 總結分析
9) 電子郵件、BBS、社區、微博、微信…
10) 流程流轉
11) 數據報表
12) 知識管理系統

5.知識管理的發展

知識管理最為核心的是需要始終秉承一個原則,即知識服務于人。未來,組織的知識管理將在兩個方向上展開:讓知識積累、分享、利用和創新真正融入到本身工作過程中—與工作流程結合起來;有一個知識機器人隨時伴隨著你工作過程中(他能夠知道你什么時候需要什么樣的知識,并且把你創新的知識積累起來分享給到需要的人)。


6.知識管理可能存在的陷阱/誤區

1)知識管理可能成為一種誤導—知識有時間屬性,如果不能隨時更新,那么知識就有可能成為誤導!

2)知識管理可能讓知識固化—一旦知識被顯性化可能會被輕易復制利用,這可能帶來這些知識不被及時動態更新,導致知識被固化!

3)知識管理成為淹沒重點的信息海洋—知識具有"對象屬性",如果對用戶不能做到知識的個性化推送,將可能導致用戶被信息海洋淹沒!

4)知識管理可能減少了面對面的碰撞—知識管理系統用多了,也可能減少面對面的交流機會,而人類最為主要的思想都是相互面對面碰撞中激發的!



第四節OA中信息門戶的定義、關鍵點和未來

1.信息門戶的定義

什么是門戶?從傳媒(類似網易、搜狐等)的角度來講,門戶是一個信息分類聚合之后的展現容器/形式,而在信息爆炸時代,門戶作為一個入口的價值則是讓用戶在第一時間獲取到它所關心以及能對他的日常工作起到幫助的信息。在協同OA領域,所謂信息門戶(information portal)是指利用網絡瀏覽器訪問組織內部和外部關鍵信息的單一入口,可以針對每個用戶進行個性化設置。它的作用是解決信息超載問題,他利用先進的搜索及索引技術構建起一個內聯網環境,用來從不同的信息系統和互聯網中搜索和獲取信息。更直觀地講,如果把信息門戶看做是一個大樓的入口,這個入口可以讓你直接踏進你在23樓2301號的辦公室!而如果把門戶放置到具體的業務場景中,其中的價值亦更能體現,如:

1)我需要的工作信息在哪里?我想看的公司制度在哪里?

2)公司這么多信息系統,每次都要輸入用戶名/密碼,能不能有一個統一的入口?

3)這幾個系統的待辦事項能不能放到一起、方便處理?

4)……

正是基于這些現實的需求,門戶開始出現并發展成為現在的形態。門戶的出現剛開始只有一個待辦列表,后來有了系統的"首頁"、演變為類似企業內網的形態,直到實現異構系統統一登錄,有了門戶的雛形。而隨著企業的業務發展,單一的門戶很難去滿足每一個用戶的辦公需求,因此多級多類門戶開始出現,再后來OA軟件可以能夠為每一個人/每一個崗位獨立生成個性化的信息門戶!現在,協同(OA)軟件可以把異構系統的信息集成到每一個崗位門戶中,圍繞崗位目標為其展現所需要信息、知識、事務、數據、考核等信息!讓信息和事物能夠主動找到相關人!讓用戶登錄之后直接跨進辦公室坐在辦公桌上!

2.信息門戶的分類

協同(OA)軟件構建的信息門戶呈現的是一個體系化的形態,基于不同的職能、面向不同的對象,信息門戶有著不同的形態/類型:

信息門戶的分類

3.信息門戶的關鍵點

1)門戶框架自定義:布局、界面、風格

2)門戶應用自定義:元素自定義和元素應用選擇

3)門戶集成自定義:單點登錄、頁面集成、功能集成、權限集成、數據集成和數據提取過濾

4)門戶權限自定義:管理、編輯、共享、查看的權限體系,門戶的分權授權體系

5)后臺門戶生成能力:可以根據一張設計圖就能夠生成一個企業個性化的門戶

4.信息門戶的難點

1)門戶要讓信息個性化:讓信息和事物自動找人(門戶必須要與崗位職級體系結合)

2)門戶必須要有嚴密的權限體系:門戶管理可以分權、具體門戶可以設置管理員、具體元素可設置管理員,同一個門戶、同一個元素不同的人看到的信息應該不一樣

3)門戶能夠很好的集成異構系統:讓不同系統操作和查閱能夠在一個地方完成

4)對用戶來講,不同崗位的用戶對信息要求不同這個由系統管理員很難幫助統一設置:所以好的門戶應該可以讓每一個用戶根據的需求隨時可以定義自己的門戶(真正的元素自定義)

5.信息門戶的發展

目前,在組織中,門戶已經發展成為每一個崗位業務信息處理的崗位業務處理門戶,所以信息門戶的發展核心就是集成:集所有信息于一身,并個性化展現!未來,門戶的發展一定是到個人門戶與公司門戶的統一:每一個人都應該有一個可以終身攜帶的門戶,而這個的門戶隨時可以與他服務的組織的各種系統進行對接互通!





第五節OA中的HRM定義、關鍵點和未來

人作為組織的基本要素,也是組織存在和持續發展的必要因素。而管理的要義則在于"管事、理人"!提供成員發展的空間是管理的本質!那么,如何更好地激發每位成員的潛力、發揮每一個人的特長,實現個體價值與組織價值的統一呢?

1.OA中的HRM的定義

傳統的HRM定義:人力資源管理(HR-Human Resource)是讓企業HR更好地進行人力資源的發展和規劃。系統重點是實現人力資源部門在員工基本檔案管理、員工素質能力管理、薪資管理、績效考核、工資獎金福利管理等方面的需求。OA中的HRM側重于人員在整個組織成員的工作狀態和工作成效的管理,真實展現一位位活生生的組織成員,OA中的HRM的職能更多是人力資源發展而不是人力資源管理,因為人力資源本身不是能夠管理的只能是發展!它與傳統HRM的根本不同點是:傳統的HRM把人當成靜態物品管理(靜態的人),而OA中的HRM則重點是把每一位員工的工作狀態和成效動態呈現(動態的人)。另外,OA的HRM另外一個隱身職能:擔當著整個系統的指揮中心,整個系統的職責體系、角色體系、崗位體系、權限體系、安全體系,她是整個OA的心臟。

2.OA中的HRM的關鍵點

1)人員基礎人事管理:人事流程、人事檔案、合同管理、薪酬管理

2)人員工作時間管理:基礎通勤管理和時間資源安排

3)人員工作任務安排管理:計劃任務管理

4)人員學習培訓管理:培訓學習

5)人員工作成效管理:績效考核和工作流程的效率分析

6)人員工作日志微博:展現人員在整個公司成長的點點滴滴—記錄每一個人成長的過程

7)人員知識經驗分享:知識專家管理

8)人員的工作狀態管理:通過該人在系統中的訪問日志和輸入內容來判斷該成員目前關心的事項和目前的心態(他在關心什么、想要什么、對工作或者公司可能的想法)

9)人力資源卡片:人力資源卡片是容器,更多的數據和狀態管理由工作流程來管理實現;卡片相關信息的訪問根據訪問者的權限進行限定

3.OA中的HRM的難點

1)管事理人:人員是活的所以不能像靜態物品來管理,應該更多的引導和梳理—所以叫"管事理人"

2)目標績效導向:如何讓績效管理與每一天的工作記錄相關聯?傳統HRM的績效管理是把每一個人的工作成果輸入系統再核算;OA中的HRM根據每一個人每一天的工作成效來進行衡量績效能夠更加真實反映員工的工作成效;但每天的工作成效不一定能夠自動算出績效,所以需要與很多業務系統做集成取得績效考核的原始數據

3)管理透視:系統能夠從整個公司的戰略目標看每一個部門、每一個崗位、每一個成員每一天工作與公司整個目標實現的關聯性和有效性(對組織管理者可以通過系統以公司的目標為根一抓起就可以看到各個部門、各個崗位每一天進展的事情是目標的管理度和進展)

4)動態管理:很多大的公司都有HRM了,所以需要打通OA的HRM與異構HRM,做好相關數據的同步和集成;傳統HRM系統管理靜態信息,而OA的HRM管理人員的動態信息

5)人才發現:系統能夠幫助識別誰在哪個領域有特長,哪些人處理事務的效率高

4.OA中的HRM的發展

OA中HRM的管理內容主要圍繞個體的整個生命周期展開,并在向著釋放個人價值的方向進行發展,以社交化、個性化為特征。從企業的角度,HRM將走向智能化。具體如下:

1)第一階段:系統能夠展現每一位成員的基本情況、工作歷程、成長歷程、時間安排、任務安排、工作成效、擅長特點;而且系統能夠呈現每一位成員每一天工作的成效與整個公司目標實現的關聯性(公司目標-部門目標-崗位目標-人員目標之間產生相互緊密關聯);

2)第二階段:協同(OA)軟件越來越社交化、社交軟件核心是以人為本,所以人力資源模塊將成為社交化OA軟件的核心重點,讓每一個成員在組織中能夠展現自己、分享自己和讓自己的工作主動與整個公司的戰略目標、部門目標計劃能夠關聯,系統將以組織目標為基礎以個人應用為核心的發展;

3)第三階段:隨著電腦技術的發展,系統中的每一個成員都有一個虛擬的電子個體存在,這個電子個體能夠展現該成員的過去、現在和未來,而且這個電子個體能夠自動處理系統中的一些事務,而且協助其他人來更好的完成工作;而且系統根據以往的歷史數據能夠自動給出該人的能力分析、發展潛力分析、工作成效分析和該人的心態分析,給到該人持續往前發展的建議路徑。

5.HRM可能存在的陷阱/誤區

1)人力資源是可管理的?人力資源應該是在保證整個公司目標大方向一致的情況下,因勢利導發揮每一個員工的特長,作為一個組織的職責不是管人而是讓每一個人在這個組織中能夠發揮特長;所以我們的人力資源管理部應該叫做“人力資源發展部”更加合理!人力資源的核心:發現與公司戰略目標一致的人才、為人才發展提供空間和平臺!

2)只要管好人員的基本檔案、工資核算、考核考評、人事招聘、調動、培訓就是人力資源管理了?我們認為這是人事管理,而不是人力資源管理,更不是人力資源發展!

3)人力資源發展是人事部門的職責?這是誤區的,一個組織的人力資源發展根本責任在一把手和各個部門的總經理;一個組織的人力資源要發展好,需要剛性的制度約束,但更需要有創新、積極、敢擔當的團隊文化和開放組織!



第六節OA中CRM的定義、關鍵點和未來

1.OA中CRM的定義

傳統的CRM定義:CRM(Customer Relationship Management)即客戶關系管理。從字面上來看,是指企業用CRM來管理與客戶之間的關系,是指用計算機自動化銷售、市場營銷、客戶服務以及應用支持等流程的軟件系統。它的目標是縮減銷售周期和銷售成本、增加收入、提升客戶的滿意度。OA中CRM是指管理與OA辦公過程中有關的外部資源:客戶、伙伴、供應商、競爭對手、政府關系、專家等;更加關注與外部資源打交道的過程和狀態;區別在于:傳統CRM核心是訂單業務處理和客戶數據分析;而OA中的CRM更加關注對外部資源的打交道過程和狀態管理讓整個辦公過程更加流暢。

2.OA中CRM的關鍵點

1)外部資源的分類管理:員工、客戶、伙伴、供應商、代理商…每一類資源管理重點不一樣

2)外部資源卡片的展現:卡片內容可以根據使用者自定義、滿足個性化需求,卡片上的信息可以根據訪問者的權限職級進行限定

3)CRM卡片是容器:更多的數據和狀態管理由工作流程來管理實現

4)客戶/伙伴/供應商門戶的開通:讓外部用戶可以像內部員工一樣共享到整個組織的信息

5)通過表單建模工具搭建個性化的CRM應用

3.OA中CRM的難點

1)把組織的邊界擴大化:能否讓外部資源與公司成員一起協同工作

2)系統層面的集成:很多公司已經存在CRM,如何與OA集成發揮更大價值

3)權限控制:外部資源信息如何讓合適的人看到合適的信息

4.OA中CRM的發展

前邊提到,OA中CRM是指管理與OA辦公過程中有關的外部資源:客戶、伙伴、供應商、競爭對手、政府關系、專家等,因此,OA中的CRM將會成為一個組織的邊界擴大工具,讓每一個外部資源都可以登錄到組織內獲取信息并與組織成員進行協同工作。隨著OA在挖掘個體價值方向上的不斷努力,以及OA系統在后端整合引擎平臺上的日益成熟,將來有望實現以核心企業為主導產業鏈的所有人在同一個IT平臺進行工作的大OA平臺!就像大阿里體系可以支撐無數的企業、各類對象一樣,將來在協同(OA)軟件協同所構建的IT生態里,將能夠面向不同的對象整合不同的資源提供不同的服務!




第七節OA中資產管理的定義、關鍵點和未來

1.OA中資產管理的定義

廣義的資產管理定義: 屬于經營過程中用來改變或者影響勞動對象的勞動資料,是固定資本的實物形態。資產在生產過程中可以長期發揮作用,長期保持原有的實物形態,但其價值則隨著企業生產經營活動而逐漸地轉移到產品成本中去,并構成產品價值的一個組成部分。根據重要原則,一個企業把勞動資料按照使用年限和原始價值劃分固定資產和低值易耗品。這里我們探討的是組織內部的資產管理課題,關注資產的全生命周期管理,即利用有限的人力、財力、時間等資源完成資產從增加、擴建、調撥至報廢的全生命周期管理,使資產在其生命周期內實現價值最大化。在這個過程中,與財務軟件中的資產管理注重資產的價值、價格、損耗、折舊管理不同,OA中資產管理的重點是對資產的狀態管理(更偏向于資源的調控管理),也就是對資產從采購申請-采購(租用)-入庫-領用-借用-調撥-報廢-盤點等整個狀態以及數量、使用信息的管理。可以幫助管理者清晰知道一個組織中有哪些資產、在哪些部門和人員手中使用,每一個人都很清楚自己調用了公司多少資產;而深度的資產管理應用需要把資產使用的費用核算到每一個部門、每一個人員、每一個項目和客戶。

2.OA中資產管理的關鍵點

1)資產屬性自定義:固定資產和低值易耗品的管理,在領用、報廢、盤點等操作有很大的不同,因此需要對不同類型資產的類型屬性可以自定義管理重點

2)資產狀態數據:以清晰知道資產分布在哪些部門和人員手上,可以清晰地顯示庫存數量告訴用戶哪些資產可以被調用

3)資產管理卡片:卡片作為一個容器,顯示資產在流轉使用過程中的信息,而數據和狀態由工作流來傳輸和管理(什么時候買的、什么時候被誰調用的、什么時候維修過、供應商是誰、什么時候被報廢的)

4)資產管理的使用權限問題:什么樣的資產可以被瀏覽到,什么樣的資產什么樣的級別角色、崗位和人員可以調用

5)資產管理的分權分級管理:對于一個集團公司如何做到集團、事業部、分子公司、部門和人員對自己的資產的管理權限權限

3.OA中資產管理的難點

1)OA中的資產管理的占用沖突解決:資源占有和沖突問題解決

2)OA中的資產管理調用的費用分攤問題:清晰歸結每一個單位、事業部、分子公司、部門和人員調用資產需要被核算分攤的費用

3)OA中的資產管理需要與財務、ERP或者傳統資產管理做集成和數據同步

4)OA中的資產管理需要與各種條形碼或者二維碼等設備要對接

4.OA中資產管理的發展

目前很多企業的管理模式慢慢往細化獨立核算的經營體方向發展,也就是目前比較流行的“阿米巴”經營模式。這個經營模式就是要獨立清晰核算出每一個團隊的經營成本和經營收入,這樣勢必對資產管理的費用分攤要做到十分極致和靈活。在企業經營過程中資產相關的費用比例比較高,且為了降低成本、統一化管理很多企業采取集中采購,所以必須要對這些資產的費用分攤要做到精準。

另外,對于一些大的集團公司會采用對所有資產進行共享服務中心的模式管理——通過建立"企業資產管理共享服務中心"最大化的利用資產和節省成本,也就是各個部門、各個事業部、各個分子公司的資產采購、調撥、盤點、報廢、費用分攤統一由集團制定的一套規則和一個部門的管理和服務,這就是要求OA的資產管理必須要能夠滿足分權分級管理和費用分攤,這也是OA中資產管理的發展方向!

5.一些資產管理的誤區

任何管理都是有成本的,所以不同的企業和組織對資產的要求應該不一樣,而不是都要完全地細化管理。從目前絕大多數的企業來看,只要把資產采購、資產狀態和資產數量管好就可以了,沒有必須要花很多成本進行管理,不然就可能落入“為了管理而管理”的誤區!時刻謹記:資產是服務經營活動的,不要讓經營活動服務于資產管理。



第八節OA中財務管理的定義、關鍵點和未來

1.OA中財務管理的定義

財務是一個組織在運作過程中物質、服務運動(流入和流出)所對應的資金運動及資金運動過程中所體現的經濟關系,主要的是財產和債務,即資產和負債。財務管理(Financial Management)是在組織一定的整體目標下,關于資產的購置(投資),資本的融通(籌資)和經營中現金流量(營運資金:報銷、借款、合同執行、訂單執行),以及利潤分配的管理。財務管理是組織管理的一個組成部分,它是根據財經法規制度,按照財務管理的原則,組織企業財務活動,處理財務關系的一項經濟管理工作。傳統的財務管理系統注重結果管理和分析:會計科目、會計憑證、會計做賬、會計核算等管理,更多的是結果管理;而OA中的財務管理注重過程管理:通過預算設置、借款流程、報銷流程、合同管理流程、費用支付流程(請款流程)來控制費用發生,按照一個組織的經營目標來控制費用發生過程;OA中的財務管理實際上就是費控系統(預算編制、預算執行、合同簽訂和履行管理、費用控制、費用分析報表)。

2.OA中財務管理的關鍵點

1)OA中的財務管理需要關注的過程管理、企業經營性費用發生及控制的需求實現

2)OA中的財務管理不管是預算和費控都需要體現:時間區間、幾級科目、控制對象、差異分析、動態調整

3)OA中的財務管理需要對費用科目規劃好:幾級科目、科目的標準;可同步財務軟件的科目

4)OA中的財務管理的預算編制可以分為多種模式:從下而上的匯編、或者從上而下的分發、或者直接把編制好的預算表直接導入系統

5)OA中的財務管理可以作為企業運營費用管理,不能做成本管理

6)OA中的財務管理對費用發生過程的管理需要與設置好的預算進行關聯,知道預算執行情況和費用發生的合理性,本質上:預算是一個標桿,每一項費用發生與已經有的標桿進行對照、并反饋與標桿的偏差度

7)OA中的財務管理科目更像一個容器,數據和狀態由工作流來傳輸和通過預算標準來控制

3.OA中財務管理的難點


1)費用管理細化到什么級別(分部、部門、崗位、人員、客戶、項目、幾級科目等哪個級別)

2)現實中的費用預算更多的是根據營業收入會發生動態變化:比如很多公司采用費用包干制,也就是能夠花多少錢是根據他這一個時段內收入多少來決定

3)適應不同的預算體系:收入決定費用的體系、標準費用額度的預算體系、靜態預算體系(每一個月都是固定的值)、動態預算體系(全年預算是固定,但一個期限內的可發生額完全是由上一個期限的發生額來決定)

4)與財務、ERP做集成和數據同步,而且能夠調取有些財務系統的預算數據來控制

4.OA中財務管理的發展

財務管理是組織管理中毋庸置疑的核心,而OA中的財務管理最初是幫助組織進費用管控,即做到事前控制,對每筆費用的合理性進行評估后執行。我們認為,按照財務管理的價值發揮深度可以有以下幾種可能:

1)第一階段:實現費用管理。OA中的財務管理成為一個組織真正的費控中心;實時每一筆費用發生的合理性和合規性,幫助企業對費用發生過程進行有效控制;

2)第二階段:實現集團財務共享中心。對很多集團公司來講他們不一定是每一個分子公司都設置財務人員,這時候就是提出"財務共享中心"(Finance Shared Service Center),將一個集團在不同區域的分子公司(經濟實體)的會計業務拿到一個SSC(共享服務中心)來控制、記帳和報告,這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規范、結構統一,而且由于不需要在每個公司和辦事處都設會計,節省了系統和人工成本。財務共享中心涉及到主要五個關鍵點:1、事前申請2、預算管控3、財務系統對接4、影印系統對接 5、銀企直聯。

3)第三階段:助力阿米巴經營模式的落地。阿米巴經營模式目前開始流行,阿米巴的核心理念就是在一個相互信任的組織內充分發揮出每一成員的積極主動性創新能力,讓每一個人都是一個經營體也就是人人都是經營者(阿米巴的經營形式有很多種比例:SBU、利潤中心、成本中心、聯盟經營體、獨立核算體、承包經營制、崗位的績效考核體系,做到極致的情況就是每一個人都是一個可以獨立核算的經營體)!這樣模式的落地必須要求這個企業要做到三點:1、組織內各個經營體的職權利必須明確;2、組織內各種流程必須清晰明確;3、組織內各種經營數據能夠及時透明準確。完全要做到這三點必須要有一套軟件制成系統,人工一定不能長期及時有效完成各種經營體的獨立核算。

總之,OA中的財務管理對于企業的價值在于可以時時展現每一個人、每一個經營體的實時收入和支出,真實時時反映每一個人、每一個部門、每一個機構、每一個客戶、每一個項目的經營效益!在這個基礎上,可以幫助企業落地不同的財務管理體系,輔助經營模式的落地!

5.財務管理可能存在的陷阱/誤區

1)費控可以減少成本?有可能發生這種場景:在年底編制預算的時候每一個人、每一個部門、每一個機構極力爭取預算額度;可能1萬能夠辦好的事情,搞成10萬的預算,到了年底盡快把預算全部用好,但是不是有效利用這些預算沒有人關注,因為系統是不可能知道這個錢花得是否有效,系統能夠做到的就是和年初設定的預算來對比是否在控制內;這個時候預算費控系統反而成為了大手大腳花錢的保護傘!

2)每一個企業都應該有預算控制體系?實際上不應該是這樣!對于快速發展的企業對費用管控的關注點應該在發生的合理性和有效性!快速發展的企業,很難有一套體系能夠適應它的變化,如果有了體系可能也就是限制了它的發展。

3)預算體系最好是能夠從下而上的匯編?做到這樣的程度企業可能要花費大量的精力,還不如通過線下的各種會議把各種預算確定下來(因為預算編制本質上就是一個討價還價的過程),然后再導入系統來得更加高效!

4)預算要做到精準化控制?事實上對很多的企業預算管理不能太死,因為目前國內的很多經營環境是變化多端的,如果把預算卡死,可能也就是把業務卡死了;所以對于目前國內大多數企業只要能夠做到預算控制預警,并能夠時時調整預算來得更加實際有效!

5)預算費用核算的級別越細越好?實際上對很多企業的費用控制只要做到部門這一級和機構一級就可以,到每一個人反而讓部門和分支機構失去業務發展調配資源的能力。

6)為了費控管理而管理?很多企業領導者或者部門經理經常會陷入一個管理誤區就是如何把管理做到極致,這是錯誤的。問題的思考出發點不應該是如何做好管理,而且如何服務好業務發展。費控管理系統也是一樣:費控的目的是服務和支撐業務更好的發展,而不是花費太多的精力來做所謂的每一分錢的監控和管理;任何管理模式一定要對應到企業的實際情況和經營環境,一個連基本的報銷制度都沒有執行好的組織,做費控是不可能的;一個快速成長型的企業更加要鼓勵經營體的獨立性(也就是獨立核算和費用包干制更加有效);一個業務集成性很強(也就是業務無法完全獨立切割:例如軟件公司)的企業就不合適每一個人、每一個崗位、每一個部門都搞細化的阿米巴經營,這樣反而造成經營溝通協調成本急劇增加,而且可能造成一種結果是每一個人只關注自己收入和支出,而不知道幫助上游和下游工作的有效性的開展,這也就是阿米巴死結和績效陷阱!



第九節OA中項目管理的定義、關鍵點和未來

1.項目管理的定義

項目是組織在一段事先確認的時間內,運用事先確定的資源,以產出一個預先設定的產品、服務或結果的一個過程。項目管理(Project Management)是指運用相關知識、資源與工具,為達成一個特定目標的要求,所開展的各種計劃、組織、溝通、控制、反饋等方面的活動,以解決項目的問題或達成設定目標的管理體系。所謂項目管理包含領導組織、用人及考核、計劃安排和控制、風險控制等五項主要工作。


項目管理的概念是比較寬泛:開辦經營一家公司是項目管理,修建一個大樓是項目管理,組織一場市場活動是項目管理,開發一個軟件功能是項目管理,開辦一個會議也是項目管理,跟蹤一個客戶和實施一個客戶的系統是項目管理,幾個朋友一起出游也是一個項目管理…


項目管理的理念被應用與企業經營活動中的方方面面:因為任何事項都應該有目標、有計劃、有資源、有行動、有考核(也都遵循:PDCA原則)。這些要素與經營一家公司、辦理一個簡單事物都是一樣的道理,所以項目管理軟件可以是很復雜的管理工程也可以是簡單的事項活動管理,它涉及到管理的方方面面。傳統的項目管理主要偏重與大型項目的計劃安排執行、資源的調配、風險的控制和收入費用的控制,OA中的項目管理更加偏重于簡單的事項活動管理:指多個人在一起協助完成一個活動,針對整個活動過程的任務進行安排、溝通以及活動過程中交付物的歸集、分享,所以很難做到類似大樓建設項目管理要求。

2.項目管理的難點和關鍵點

項目管理在企業中可大可小,如何依據不同的管理需求來落地項目管理?如何讓項目管理更好地服務于業務本身?如何實現項目管理過程中關鍵內容的實時化、統一化管控?以下分別為大家列出,供參考:

1)很多組織的主要業務開展模式是一個一個項目交付,所以項目管理系統在這些公司就是核心業務系統,一旦涉及到業務就必然與業務管理模式、收入費用和業績考核需要關聯起來,這樣項目管理系統做起來比較難:難在標準化

2)OA中的項目管理中涉及到的審核、知識、人員時間、任務排布、費用歸集、績效考核等就需要與其它模塊做好集成;其它模塊與項目管理可以調用或者被調用的關系

3)項目管理的計劃任務管理:需要有版本、需要有甘特圖、需要有里程碑任務邏輯、需要有前后置任務關系、計劃任務變更管理

4)項目管理中的人員管理:人員的計時管理、人員的時間排布、人員的績效

5)項目管理中的費用管理:是否有項目費用預算、項目費用支出控制和統計分析

6)項目管理中的溝通和成果展現需要更具條理性和規范性

3.項目管理的發展

1)第一階段:項目管理可以理解成事項活動管理,主要解決一個活動中相關人員在一起協同完成一個事情時的任務歸集、反饋和知會,能夠清楚把一個活動的執行過程和交付物呈現出來!

2)第二階段:項目管理過程中的計劃、任務、人員時間、收入費用和績效考核等能夠與OA系統的其它模塊完全打通:可以在不同的模塊處理項目相關的事宜,但是都可以歸結到一個項目上!

3)理想階段:能夠通過建模工具來生成適應各種管理模式的項目應用,做到隨需而應、甚至無中生有!快速高效地幫助企業落地項目管理中的特定需求!




第十節OA中資源的時間管理的定義、關鍵點和未來

1.資源的時間管理的定義

首先我們理解什么是資源:在一個組織中,人、財、物就是資源,協同(OA)軟件主要解決"如何讓這些資源有效發揮(或者是在特定的時間做最有效的事)這個課題"——也就是"資源的時間管理";除了要決定該資源要做些什么事情之外,另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做!需要注意的是資源的時間管理不是求時間確定性,而是降低變動性。資源的時間管理最重要的功能是透過事先的規劃,做為一種提醒與指引,盡可能避免時間的沖突,當然時間管理本身就是為了時間沖突而生。

2.資源的時間管理的難點和關鍵點

資源的時間管理,本質上是讓所有的資源能夠實現充分地利用,而避免因為管理的疏忽和出現資源的閑置導致企業成本管理的失控。那么,如何實現企業中人、財、物等各項資源的協同?以下分別為大家列出,供參考:

1)人的時間管理:關鍵是每一個人的時間占用情況得到展現

2)人的時間管理:讓人把時間花在他所擅長的事物上

3)人的時間管理:讓整個公司在排布目標計劃和任務的時候能夠知道相關人員時間占用情況

4)人的時間管理:讓相關的人知道相關的人他們在忙什么,忙得是否有效率

5)物的時間管理(車輛、會議室、辦公資產等):核心是展現這些物的被占用情況以及如何及時提醒占用沖突和協調沖突

6)資源被占用以后的時間費用分攤

7)所有資源的調度應該與工作流程緊密結合

8)資源的時間占用可以元素化,在不同系統中的數據能夠同步和集成

3.資源時間管理的發展情況

最為常見的時間管理工具:個人備忘錄、個人日程、會議室排程表、車輛排程表;這些工具在一個組織進行有效共享,并及時提醒相關人員資源的沖突信息;所以OA系統里有可以共享的日程管理、可以共享的員工動態看板、可以共享的會議室占用情況表、可以共享的車輛占用情況表等等,因為OA理解的日程管理實質上是人的時間管理,所以把所有資源的時間管理統一到一起成為"資源時間管理",這樣在統一的時間表上可以展現:所有與這些資源相關的有時間安排(有開始和結束時間)的事件任務信息都呈現出來。隨著智能手機的普及移動化時間管理的需求將馬上會撲面而來,我們期待的效果是:你對著手機對話交流就能夠實現任務排布并自動告知你如何排布相關資源的時間最為有效、自動妥善處理好資源的沖突(提醒到沖突資源方的使用者)。

4.資源的時間管理可能存在的陷阱/誤區

時間管理不是要精準管理到每一個資源的每分每秒才是好,這是誤區!任何管理的有效性一定是:時間、地點、人物和內容的最佳平衡,也就是合適的才是最好的!資源的時間管理核心是對不同資源的時間管理要求不同,并且根據企業的管理特點具體而異,比如:

1)車輛的管理對很多組織來講只要有效記錄車輛使用的情況可能更為重要,而不是要搞一個復雜的車輛使用調度系統來管理公司的車輛(除非他們是公交車或者出租車公司);

2)會議室資源的時間管理,核心的關鍵就是只要能夠方便讓用戶知道每一個會議室被占用的情況,當會議室被調整以后及時通知到相關人員更為重要。

3)人員的時間安排,在一個組織最為重要的是每一個人的事情時間安排能夠被他人共享到,知道什么時間找誰比較合適;

4)對一些國企,他們的工作很多是圍繞著領導來開展的,那么領導的行程安排的共享范圍、發布及時性、修改為關鍵。

5)咨詢項目管理公司,那么每一個項目經理的時間排布以及他們在一個項目的時間花費成為管理的核心



第十一節目標、計劃、任務、日志、績效的定義和相互關系

1.目標、計劃、任務、日志、績效的定義:

目標:目標是個人、部門或整個組織所期望的成果。夢想、理想可以理解為遠期目標,今年完成多少銷售額、完成多少利稅、完成多少研發成果等為具體的年度目標。

計劃:計劃是指組織根據對外部環境與內部條件的分析,提出在一定時期內要達到所設定的目標以及實現目標的方案途徑和可用資源安排。

任務:指交派的工作、擔負的責任。

日志:日志是日記的一種,是一種記錄生活、工作的方式;工作日志指記載每天所做的工作過程、進度和成效的一種形式。

績效:組織在特定時間內可描述的工作行為和可測量的工作結果稱為績效。

從大的邏輯上看目標應該是由整個公司來定義,然后這個公司圍繞著目標實現來形成有效的績效體系(保證個人的努力成效與公司的期望一致),有了好的績效體系或者責任體系,各個部門和相關崗位應該自動形成與公司目標一致的部門或者個體目標,有了具體的個體和部門目標我們就要有了完成這個目標的行動計劃(長期經營計劃、中期經營計劃、短期經營計劃);有了計劃就要形成具體任務,任務可以具體到每一天,每一天執行的結果的記錄為日志一個組織必須先要有目標,然后針對目標設定合理的績效體系,再制定實現目標的行動計劃,按照行動計劃生成每個團隊、每個成員的具體任務指標,而每一天任務的執行記錄為日志,績效管理對整個目標、計劃、任務執行過程進行監控并給予評價。另外,組織應該通過績效考核的情況對現有目標、計劃、任務和績效體系進行適度調整以求最優執行效果。

2.目標、計劃、任務、日志、績效的相互關系

在組織運營過程中,目標、計劃、任務、日志、績效是互為依托的,在實際企業管理過程中,很多人把目標、計劃、任務、日志和績效一般都混為一談。有些人叫績效管理;有些人叫計劃報告管理;有些人計劃任務管理;有些人叫目標績效管理;有些人叫目標計劃管理;有些人叫經營計劃管理……的確,目標、計劃、任務和績效是很容易混淆在一起的,因為他們都有很多相同的屬性:A、特定目的;B、特地期限;C、特定執行人;D、特定交付物。那么,接下來,我們詳細解讀它們之間的相互關系。

從目標、計劃、任務和績效相互之間的關系來看:

1)目標可理解成一個組織的奮斗指標是組織的工作主線(長周期:一年),它可以理解成一個靶子用來指明方向

2)計劃可以理解成對目標實現所制定的行動方案(中周期:月、季),它可以理解成為如何舉槍、如何對準靶心、如何保持呼吸、如何保持兩次射擊的間隔的執行方案

3)任務可以理解成對完成某個計劃里面的具體事項執行(短周期:天、周),它可以理解成扣動扳機的那個動作(但這個動作必須要關注自己的呼吸、姿勢和用力)

4)績效就是對目標、計劃和任務完成效果的度量,它可以理解成為靶子的環數

從實際的管理要點上來看,目標、計劃、任務和績效亦存在區別:

1)目標:必須要分析當前形勢、資源和期限才能制定出合適的目標

2)計劃:必須要判斷各種實現目標的途徑和方法,選擇最為合適的行動方案,讓最為合適的人來擔當

3)任務:在合適的人執行的情況下也必須要每日跟蹤來判斷任務執行是否與計劃或者目標一致,才能保證任務完成的有效性和高效性

4)日志:它是容器,讓自己和別人更加清晰相關目標、計劃、任務、績效的成果表現

5)績效:承擔著監控、識別、修正以上四個(目標、計劃、任務和日志)更加有效執行的工具。


協同(OA)軟件的發展方向必須是幫助一個組織把目標、計劃、任務、日志和績效考核體系充分落地有效執行。接下來的幾章主要來詳細描述:OA中目標、計劃、任務、日志和績效模塊的本義、關鍵點和未來。


第十二節OA中目標管理的定義、關鍵點和未來

1.目標管理的定義

目標是組織存在的前提要素,可以理解為是個人、部門或整個組織所期望的成果。目標需要管理,不然目標只能成為飄在空中的浮云!所謂目標管理(MBO,Management by Objective)是指以目標為導向、以績效為標準、以計劃為橋梁、以任務為實現目標的腳印,使組織和個人取得最佳業績的現代管理方法。目標管理通俗講法就是責任制:讓一個組織全員積極參與,自上而下地確定工作目標,并在工作中實行“自我控制”“自我激勵”,自下而上地保證目標實現的一種辦法體系。特定目的(可衡量)、特定期限(有開始和結束時間)、特定執行人(有責任人、特定交付物(可具體化)是目標構成的關鍵屬性。


目標管理與計劃管理、任務管理、日志管理、績效管理密不可分:目標是頭,先有目標、然后設定績效、才有計劃、再有任務執行,日志反饋任務執行情況,績效考核反饋目標計劃任務執行情況。這個過程中最為關鍵兩點是:A、績效體系合理;B、任務管理有效!

2.目標管理的難點

從實際管理過程中來看,目標管理最為關鍵的是目標設定是否合理,所以設定目標必須要清楚判斷好:

1)充分分析外部和內部環境,目標實現以后的價值到底有多大?(為什么要做)

2)目標實現的條件資源是否具備?(實現的可能性)

3)目標實現周期是否恰當?(多少時間)

4)目標實現的責任人是否合格?(誰來做)


如果以上都有了合理的答案,那么就一定要設定好必要的績效體系(激勵體系)保證執行人的行動方向、意愿、方法和努力程度!好的目標必定需要好的績效體系配合,不然目標一定無法實現。

3.目標管理的關鍵點

1)目標一定是自上而下的,但必須能夠保證自下而上的目標統一:這就需要績效體系來保證目標在整個公司的一致性

2)目標與績效的關系:目標是靶子,績效是靶子的環數(刻度)

3)目標管理的形式在不同的公司不同的部門可能有很大的不同:有的公司目標很簡單、有的公司目標很復雜;有的部門目標是一個數字、有的部門目標是幾個事項的完成

4)目標可分為組織目標、部門目標、個人部門:目標能夠從承擔對象分解

5)目標可有年度目標、兩年、三年目標:目標從時間維度上可以分解

6)目標與目標之間可能會存在邏輯關系:需要處理好目標之間關系

7)目標與計劃、任務可強關聯(或者不關聯、或者松關聯)—計劃、任務的執行需要反饋到目標

8)目標的發布需要有一定權限控制和目標執行情況能夠做到一定公開透明

9)目標管理需要有預警機制

10)目標管理必須要有分權管理機制

11)目標可能會存在修正:誰來修正? 目標的版本管理?修正以后的目標與以前的計劃任務的關系又如何界定

12)從目標這個根節點可以看到各個部門為實現這個目標執行的自己部門目標和部門行動計劃,還可以往下追蹤到為這個目標每天大家任務的情況如何(反向:從具體的某個任務可以知道這個任務來自哪個計劃,哪個目標):這樣做可以讓管理層能夠透視整個組織的目標執行力而不是聽匯報,對于一般員工可以了解我做的這個任務到底是為了什么

13)目標執行執行情況需要和異構系統做集成,其它系統中的數據可以直接推送到目標反饋中

14)目標管理需要考慮與門戶、流程、人力資源、知識管理各個模塊的關系:崗位工作門戶可以作用目標管理的窗口、流程可以對目標設立和修正的審核、人力資源模塊可以反映這個人在目標執行的情況……

4.目標管理的發展

事實上,協同(OA)軟件的每一個功能點都是為了組織目標實現而設的,所以目標管理的發展方向,從某種程度上來講也是OA產品的發展方向,始終圍繞的課題是如何幫助組織更好地實現目標!理想的狀態下,以后的企業可能沒有太多的組織邊界,相反會更加提倡個體的發展,每一位成員的目標與組織的目標自然保持一致,并且通過社交化管理的發展提倡每一位成員的自我發展、自我考核,達成一個虛擬自我發展組織的目標達成!



第十三節OA中計劃管理的定義、關鍵點和未來

1.計劃管理的定義

計劃是指組織根據對外部環境與內部條件的分析,制訂出在一定時期內要達到目標成果以及實現目標的方案途徑、資源安排。計劃管理就是合理地利用人力、物力和財力,組織籌謀企業全部經營活動,以達到預期的目標和提高經濟效益的可執行方案。計劃本質上就是對目標實現的行動方案:比如某公司2015年要完成100億的銷售目標,那么實現這個業績目標需要配合相應的人員招募計劃、市場行銷計劃、廣告投入計劃、銷售提升計劃等等….根據這些大的方向形成每一個月度計劃,根據月度計劃再形成每一周的具體任務,具體任務根據客戶聯系記錄和工作微博來每一天反饋進展,每一個月份根據上一個月的計劃做相應的計劃報告和下月需要執行的計劃。特定目的(可衡量)、特地期限(有開始和結束時間)、特定執行人(有責任人)、特定交付物(可具體化)是計劃構成的關鍵屬性。


在目標管理、任務管理、日志管理、績效管理的相互關系中,計劃管理是橋梁,起到承上啟下的作用!"目標"是頭,先有"目標"、然后設定"績效"、才有"計劃"、再有"任務"執行,"日志"每天反饋"任務"執行情況,"績效"考核反饋目標計劃任務執行情況。


現實中企業管理中“計劃”的一個很大的特性是:“計劃”總沒有“變化”來的快(這有兩個原因:1、的確外部環境變化很快,很多企業一年的目標可能會改變那么計劃一定就是變化;2、本身計劃制訂過程理應考慮的變量沒有想到周全,出現新情況時導致計劃無法執行)


所以管理計劃核心的兩點:1、計劃必須要有目標來牽頭(計劃的目的性);2、阻礙計劃執行的各種可能因素必須要清楚;(讓計劃的變化在可控范圍內)3、計劃必須要有任務執行來反饋來保證計劃的執行;(計劃的有效性)


2.計劃管理的難點和關鍵點

計劃與計劃的執行情況是衡量組織執行力的一個關鍵指標,同時也是組織目標能否達成的關鍵所在。那么,企業如何保證計劃管理的有效落地?如何讓計劃管理更好地承擔和發揮“橋梁”的價值?如何讓計劃管理更好的服務于組織目標的實現?以下分別為列出,供參考:

1)企業經營情況的變化多端,與之相應的,軟件也必須要適應這種應用環境;所以計劃管理一定是可以靈活多變、剛性執行、柔性執行等各種情況都能適用

2)計劃如何與目標、任務、日志、績效進行關聯:松關聯、緊關聯、不關聯還是手動整理關聯

3)計劃完成情況的評價就用績效考核模塊來評價?還是可以獨立評價然后作為績效考核的依據

4)計劃管理同樣需要分權管理機制和預警機制

5)計劃管理涉及到異構系統的數據采集,所以要有集成能力

6)計劃管理必須要知道計劃執行反饋信息,所以計劃應該有時時反饋和報告總結機制

7)同一個組織內不同部門不同崗位的計劃管理模式可能完全不同;(有的部門是指標式的關鍵是任務執行的有效性,有的部門的計劃核心是要做到計劃內容的合理性,實現就沒有問題;有些部門的計劃是周期性事務處理

8)計劃管理需要有歸類、統計分析的能力

3.計劃管理的發展

計劃的最大特點是永遠會變化,因為計劃本身就是來應對變化的!那么以后的計劃管理更多的是應該做到剛柔并濟、可以方便靈活的調整計劃,但是從計劃不同的版本中可以分析計劃人和執行人的情況;而且執行過的計劃可以被以后類似計劃執行所調用。協同(OA)軟件能夠做到的就是把各種變化因素的預先設定好讓計劃制訂和執行過程能夠提醒!(人腦與電腦的最根本差異是:電腦只能做O和1的邏輯判斷,人腦是連續性思維、跳躍性思維、疊加性思維、感知性思維。人腦優于電腦的本質是:人腦可以沒有條件也可以做出判斷;電腦必須是有條件才能判斷。)在這里重申我們目標管理章節提出的觀點:“OA系統的每一個功能點都是為了組織目標實現而設的,所以目標管理的發展方向,從某種程度上來講也是OA產品的發展方向,始終圍繞的課題是如何幫助組織更好地實現目標管理!”而計劃是達成目標的計劃本質上就是對目標實現的行動方案。所以亦是OA軟件的關鍵能力。

4.計劃管理可能存在的陷阱/誤區

1)現實中計劃有一個很大的特性是:計劃總沒有變化來的快。所以組織進行計劃管理需要注意:a、計劃必須要有目標來牽頭(計劃的目的性);b、阻礙計劃執行的各種可能因素必須要清楚(讓計劃的變化在可控范圍內);c、計劃必須要有任務執行反饋來保證計劃的執行(計劃的有效性)。

2)歷史一定不是計劃出來、人生也不是計劃出來的,同樣一個企業的發展也一定不是完全靠計劃出來的;但我們在具體運營過程中的確要想清楚大勢、環境、資源等要素,還要做出合理的計劃并積極行動!現實中我們把花在想的時間用來馬上執行可能效果更好;因為成果最終不是計劃出來的而是干出來的!

3)計劃不一定越細越好;越細的計劃可能越難執行,我們要相信每一個人都有應付變化的能力;不要為計劃的變化而生太多的煩惱,因為計劃是為變化而生,計劃就是對變化的管理;而不是對一成不變事情的約束。



第十四節OA中任務管理的定義、關鍵點和未來

1.任務管理的定義

任務指交派的工作、擔負的責任。任務管理是一套幫助每一個部門或者崗位根據目標、計劃形成在特定時間內最有效完成相關事項并對任務執行效果進行評價的方法體系。任務構成的要素:特定目的(可衡量)、特地期限(有開始和結束時間)、特定執行人(有責任人)、特定交付物(可具體化)。任務的類型可以分為:周期性任務、計劃性任務、臨時性任務,不同類型的任務的關注點不同。

計劃管理與目標管理、任務管理、日志管理、績效管理的相互關系:"目標"是頭,先有"目標"、然后設定"績效"、才有"計劃"、再有"任務"執行,"日志"每天反饋"任務"執行情況,"績效"考核反饋目標計劃任務執行情況。任務執行的有效才是整個目標計劃績效有價值的保證!

2.任務管理的難點和關鍵點

任務的執行情況關系到計劃是否能夠按照預期得到執行,也關系到一定范圍內團隊、組織目標的實現情況,那么,如何做好任務管理,如何協調不同崗位的員工、不同系統的任務?如何對任務的落實情況進行高效跟進?以下分別列出,供參考:

1)同一個組織內不同部門不同崗位的任務管理模式可能完全不同,如何協調統一管理?

2)任務與任務之間存在一定的邏輯關系

3)任務如何與目標、計劃、考核相互關聯,也可以不關聯

4)任務管理過程中沉淀的知識如何管理

5)如何有效方便跟蹤任務的執行情況:最好每一個任務的執行動態能夠反饋到相關關注人員手上

6)任務是否方便歸類、能夠按照每一個的工作思路來歸集任務

7)任務的執行是否需要與工時結合起來

8)如何統一各種系統中的任務管理,在已有系統OA、ERP、CRM等系統中實際上已經存在一定的任務管理功能(例如:OA中的流程是任務管理中很重要的一些類別)

9)如何讓有特長的人做特長的任務

10)任務管理如何與人的時間管理相協調

11)通過任務管理可以自動生成對計劃的報告、周報、月報等日常工作報告通過任務管理可以自動生成對計劃的報告、周報、月報等日常工作報告

3.任務管理的發展

任務管理和協同OA是天然融合的,因為在OA系統里充滿了任務!每一封郵件、每一個流程待辦、每一份會議紀要、每一條日程安排…等等都是任務!對于用戶來講,進入OA系統就能夠很清楚他們要做什么事情,而不需要去關心什么模塊什么功能應用。所以,OA系統只要在OA中把有時間、有負責人和具體交付物的事件進行統一匯總、統一反饋、統一監控、統一分析,就能夠實現更加細化的任務管理,同時,讓任務管理與企業的目標管理、計劃管理、日志管理和考核管理進行無縫對接才是任務管理發展的方向!OA中的任務管理還應該與崗位工作門戶融合好,一個人進入OA就可以知道要做哪些事情、如何做好這些事情、我負責的事情以及與我相關事情進展的成效如何!

4.任務管理可能存在的陷阱/誤區

1)管好任務就能發展好公司:一個公司如果完全靠任務來管理這個公司可能不會長期發展,任務應該是具體執行層面,它應該是一個公司發展的保障!一個公司的發展應該是敏銳的市場洞察力、從上而下統一的目標、積極的創新精神、還有就是軍隊般的執行力!

2)任務管理要做到層層分解合理、任務之間邏輯關系清楚:這個當然很好,但是很多組織實際情況無法做到這點(因為這樣做可能會耗費太多的精力在任務管理的形式上了),所以任務管理軟件最好就是比較靈活自由的方式進展,任務軟件做的很嚴謹可能導致無法使用!因為我們要明確是管理任務的目的不是任務管理,而是快速完成任務!



第十五節OA中工作微博(日志)的本義、關鍵點和未來

1.工作微博(日志)的定義

微博最大的價值就是讓每一個人自己需要分享給別人的信息隨時可以分享,讓整個地球上的人都可以直接相連,讓每一個人從形式上都可以成為這個世界的主角!在OA系統里,工作微博/日志,可以讓一個組織扁平橫向關聯,讓每一個人隨時可以記錄一天的工作內容、成果和工作心得經驗(工作日志),并讓需要分享的人隨時分享。工作微博(日志)可以打破企業的層級結構,讓企業更加扁平,更加突出員工自我的價值實現和自我的成長。但社會微博和企業工作微博(日志)有一個最大的區別是:權限控制。日志(工作微博)能夠更詳細、全面地反映計劃、任務的執行情況!

工作微博(日志)管理與目標管理、計劃管理、任務管理、績效管理的相互關系(日志管理是這四者的成果展現的容器,讓大家和自己更加方便的知道自己的目標、計劃、任務、績效都忙乎成什么效果了!):目標是頭,先有目標、然后設定績效、才有計劃、再有任務執行,日志(工作微博)反映它們的執行情況!

2.工作微博(日志)的關鍵點和難點

1)工作微博是否可以成為每一個人在系統中或者異構系統中所有當日他所進行的事務的工作記錄?(這涉及到集成,和良好的界面呈現)工作微博(日志)能否自動把CRM、任務管理、流程、文檔、項目管理等系統中員工每一天已經處理的事物能夠按照一定邏輯呈現出現,避免重復填寫?

2)工作微博(日志)能否方便查閱和記錄每日工作的情況和心得,這與移動應用必然強關聯

3)工作微博除了寫工作日志以外是否還可以增加成果、經驗、知識、文檔自動分享的工具(就像社會微博一樣)

4)是否有匯總報表監控功能:自己、本部門、本機構、整個公司所有的日報匯總表清晰

5)如何讓領導可以更多的了解每一位同仁的工作和成長過程中需要的幫助

6)如何打破層級讓整個組織更加透明讓每一位同仁能夠得到領導的認知,同時又不讓領導花費太多的時間看工作微博

7)通過工作微博(日志)如何與每月、每季、每年的目標、計劃、任務績效考核進行關聯

8)工作微博(日志)本身是從人的角度對這個人在這個組織的工作和成長的點點滴滴的真實反映而不是成為一個假象延伸的地方(系統能夠幫助識別一定的不合規性)

9)工作微博(日志)必須要有一定的權限控制:既要符合社交化軟件自由性的體現,同時也要顧及到企業管理嚴謹性。

10)每個崗位、部門對工作日志填寫的要求不同或者格式不同(工作微博應該有模板的定制)

3.工作微博(日志)的發展

互聯網上的微博:可能成為每一個人在互聯網上的一個ID,通過這個ID與外界進行分享、通訊、收藏信息,是每一個人的網上家園,同時這個微博也有可能發展成以后每一個人的工作終端,可以與任何組織內部的系統進行對接工作。同樣的,工作微博應該成為每一個人在OA上處理事情或者異構系統中處理事情的日志展現,只要看這個人工作微博就能夠知道這個人在這個組織的點點滴滴和工作成效!隨著語音技術的發展,我們以后每一個人只有對著手機來說我今天做了什么,明天計劃要做什么;而且可以收聽需要收聽的人員當日工作情況。工作微博(日志)有可能發展成為每一個員工個人終生的工作空間,它可以與企業內部的其它任何系統對接而進行數據共享,并在工作微博(日志)中完成自己的工作。而且這個空間可以成為員工可以終身攜帶的私有化工作空間。

4.工作微博的陷阱

工作微博本意為了展現、計劃、思考,而不是用來粉飾!有可能這種情況:從系統上看每一個人都在填寫工作微博讓人感覺每一個人都好像很忙,但這是真實的反映嗎?還是為了證明我們自己的空閑很少,還是為了應付上級的要求!(工作微博本應反映工作效果、展現工作成果和見證自己成長歷程,而不是一種麻痹自己的工具!)



第十六節OA中績效管理的定義、關鍵點和未來

1.績效管理的定義

績效管理是指各級管理者和員工為了達到組織目標共同參與的績效計劃制定、績效輔導溝通、績效考核評價、績效結果應用、績效目標提升的持續循環過程,其目的是持續提升個人、部門和組織的績效。傳統的人力資源管理軟件中的績效管理系統與員工實際工作過程關聯性不大,一般到年底通過打分考核的方式得到考核結果,然后輸入系統進行核算;所以傳統績效管理軟件存在兩個致命傷:績效數據無法動態實時體現;對人的評價也比較主觀(實際工作過程與成效考核變成了兩張皮)。

OA提倡的績效管理是與目標、計劃、任務執行可關聯、與每一天工作過程可關聯、每一天的工作成果能夠讓成員自我意識到績效狀況并實時調整自己的工作方式提升績效。讓組織清晰了解到目標計劃執行情況,對目標、計劃進行必要的調整。績效管理幾個重要原則,即:績效管理必須與目標一致;績效管理必須責任明確、績效管理應該公開透明;績效管理有時間性;績效管理不能太復雜;績效管理必須是個人績效與組織績效的統一!

2.績效管理的難點和關鍵點

績效管理,是企業衡量員工工作成果以及團隊目標實現進度的重要體現,也是企業和個人不斷修正計劃、任務等重要依據之一。那么,績效管理如何與目標、計劃、任務、工作微博等緊密結合起來,服務于目標的實現?以下分別列出,供參考:

1)績效管理一定要與目標、計劃、任務管理結合在一起:不然績效管理變成了為了考核而考核。

2)績效管理一定要與工作過程結合在一起:不然績效管理就變成了只是用結果考核,失去必要的過程考核將導致考核的不合理。

3)績效管理是一個動態的管理,因此在實現目標過程需要實時反饋結果數據到當事人;績效管理中的客觀KPI數據可能需要與其它業務系統做集成提取。

4)績效管理中的主觀KPI的打分一定要與每一天的工作過程相結合,讓主觀分值更加逼近客觀實際。

5)績效管理的考核表單可以通過流程表單定義出來,審核過程可以通過流程實現。

6)績效管理每一天的執行成效在每一個員工的崗位工作門戶中體現出來。

7)績效管理需要有預警機制。

8)績效管理的依據可以通過每一位成員的工作微博反映出來。

9)績效管理中的學習成長指標可以由知識管理來支撐。

10)績效管理必須要有分權管理機制。

3.績效管理的發展

1)第一階段:績效管理作為一個獨立模塊存在,相關數據可以展現用于打分評價。

2)第二階段:績效管理通過與整個公司的目標執行體系、計劃任務執行體系、每日工作日志和各個業務系統緊密結合,成為一個自動的工作成果展現系統而不是一個獨立的分割的數據核算系統。這個時候績效管理的數據和打分應該能夠自動生成能夠真正客觀完整的反映工作績效。

3)理想階段:績效管理能夠支撐阿米巴管理模式的實現,即每一個主體能夠自我激勵、自我調整目標與組織目標一致,達成組織目標實現的最大可能。

4.績效管理可能存在的陷阱/誤區

1)績效管理體系可一直有效:一個績效體系對一個具體的個人可能存在3年有效期(績效是對需求的管理,人的需求是隨著時間會變的)。

2)績效管理可能造成各個崗位、各個部門各自為政、相互扯皮,因此一定要保證團隊目標一致

3)績效管理可能會讓一個組織麻木,應避免績效考核流于形式。

4)績效管理可能會導致一個組織缺失創新,只是為了一個數值,而忘卻了更好發展。

5)一個組織不同層級的人對績效制定的要求不同:領導層更多是價值觀的統一、核心骨干層應該是長期發展結合、一般成員需要的是良好績效的驅動。

6)績效管理絕對不是一堆復雜的表格、一套復雜的計算模型的事情,績效管理從形式上一定要簡單,越簡單越好。

7)保證一個公司長期發展不只是績效問題:業務發展方向把握準確,組織每一個層級的需求能夠逐步實現,技術業務能夠持續創新!這絕對不只是績效考核的事情!一個組織的發展千萬不要只是寄希望于有合理的績效體現,這個只是組織在一定時期內穩定發展的充分條件,不是必要條件。


第十七節OA中管理駕駛艙的定義、關鍵點和未來

1.管理駕駛艙的定義

駕駛要有明確的目的地,并且還要時刻關注途中的路況以及車子的狀況,開車一定要不時看看儀表盤不然容易出事,企業也一樣。在經營過程中不僅要明確目標,還需要實時關注必要的指標,不然也容易出事!管理駕駛艙(Management Cockpit, MC)是服務于企業決策的,它能夠及時為管理者提供所需要的數據以及預警的措施,就像汽車/飛機的儀表盤,隨時顯示我們關鍵業務的數據指標以及執行情況,以保證正常有效運營。

2.管理駕駛艙的關鍵點和難點

管理駕駛艙,是為管理者和決策者量身訂制,為管理者提供實時全面的經營數據,以輔助決策。管理駕駛艙的落地需要關注以下內容,供參考:

1)管理駕駛艙需要豐富的指標體系:管理駕駛艙應該具備144個指標,囊括了企業所有的業務環節。具體的指標體系包括:財務、供應、庫存、銷售、生產、設備、人力資源、質量、物價等十幾個組成部分

2)管理駕駛艙顯示數據的時效性和真實性:需要和很多系統要做集成和數據同步

3)形象直觀方便的顯示系統:需要圖形化對比顯示

4)管理駕駛艙的可配置性:"管理駕駛艙"可以靈活配置,根據用戶習慣,選擇合適的圖形來顯示想要了解的具體指標,"管理駕駛艙"實現了一個圖形可以反映多種指標,一種指標可以由多個圖形顯示的交叉實現模式,使配置更加靈活

5)管理駕駛艙的多維性:"管理駕駛艙"真正實現了多用戶、不同權限的不同操作,每個有權限的用戶都能夠配置適合自己的圖形,從而能夠讓各個管理層都能夠查看到自己所關心的經濟指標,從技術和實踐上達到了多用戶、多權限、多圖形、多指標的多維操作的目的

3.管理駕駛艙的發展

管理駕駛艙的雛形就是報表,主要的服務對象是管理層,而OA是管理層和高層使用最多的系統,所以管理駕駛艙一定要與OA緊密結合;從OA的發展來看,管理層管理門戶是包括了管理駕駛艙的管理者工作平臺,他可以隨時了解企業各項指標運行情況,并進行決策,這也成為未來OA核心價值之一!  



第十八節OA中電子郵件的定義、關鍵點和未來

1.電子郵件的定義

電子郵件:一種通過互網絡實現相互傳送和接收信息的現代化通信方式。電子郵件是人類史上的里程碑,能夠媲美火藥的發明;基本上互聯網上的應用都是源自電子郵件的延伸,BBS源自郵件列表,而很多其它應用都是從BBS演化而成。自從有了互聯網讓世界變成了一個地球村,而電子郵件讓任何人都成了你的鄰居你只要喊一下美國那邊的鄰居就馬上知道了。

2.電子郵件的發展展望

電子郵件可能會被微博的演化體(個人工作微博空間)替代——當每一個人都有自己獨立可辨識的個人工作空間的時候,數據也無需傳遞即可分享、更好的解決電子郵件目前面臨的問題。

3.電子郵件可能存在的陷阱/誤區

1)電子郵件目前成為信息泛濫的一個重要源頭

2)電子郵件的結構化不清楚

3)電子郵件的分發導致大量信息重復生成

4)無法明確知道電子郵件是否已經送達和收件人是否已閱讀

5)電子郵件一旦發錯就無法收回


第十九節OA中論壇BBS的定義、關鍵點和未來

1.論壇BBS的定義

論壇:又叫電子公告牌系統(Bulletin Board System,英文縮寫BBS)通過在計算機上運行服務軟件,允許用戶使用終端程序通過電話調制解調器撥號或者Internet來進行連接,執行下載數據或程序、上傳數據、閱讀新聞、與其它用戶交換消息等功能。BBS從電子郵件列表處誕生,BBS是所有互聯網應用的鼻祖:網站、社區、即時通信、博客、微博等都是從BBS發展過來。協同(OA)軟件也可以看做一個大的BBS,只是協同(OA)軟件是加了復雜權限控制和邏輯控制,并且有了更加細化分類的展現形式。

2.論壇BBS的關鍵點和難點

1)論壇BBS無法方便讓重要信息分類發布:這時就出現了新聞發布功能

2)論壇BBS無法有效控制信息的查看編輯:這時就出現了權限控制

3)論壇BBS的信息發布隨意性比較大:這時就出現了流程審批權限控制

4)在論壇BBS上以主題為核心自己發布的信息無法歸集:這時出了博客(以個人為核心)

5)在論壇BBS上無法實現對某些著者的重點關注:這時出現了微博關注

6)在論壇BBS上無法方便展現圖片:這時出現了專業圖片管理軟件

7)在論壇BBS上無法方便管理文檔:這時出現了專業的文檔管理軟件

8)在論壇BBS上無法方便管理視頻:這時出現了專業的視頻分享管理網站

9)在論壇BBS上無法與其它用戶進行即時交流:這時出現了即時通訊軟件

10)……


所有這些都是源自電子郵件的發明!

3.論壇BBS的發展

隨著互聯網的進一步發展慢慢會被各種專業化工具取代,最為主要的是微博的演化體(個人工作微博空間)。而且隨著語音技術的發展個人工作微博空間將以自然語言存在,這樣在互聯網上就存在了一個歷史上和現在的電子“你”!



第二十節OA中信息發布的定義、關鍵點和未來

1.信息發布的定義

人類的交互本質上就是:發布信息和接受信息,然后對這些信息進行反映處理;對企業而言,信息發布雖然簡單但是一個組織內極為重要的行為;但上傳下達不通暢將導致一個企業無法正常運轉。OA作為一個全員應用的系統,必然要滿足企業信息發布和上傳下達方面的應用需求。信息發布需要關注的關鍵要素:時間、地點、人物和中心思想。

2.信息發布的關鍵點和難點

信息發布在企業中看似一個非常普通的事情,當電子化之后就有許多需要關注的內容,這確保信息能夠及時有序有效地傳達,而不是無序散播。以下幾個內容,供參考:

1)必須要有嚴格和靈活的權限控制,即誰有什么權限、什么時間向誰發布什么內容—OA通過流程和權限控制信息發布范圍

2)避免信息泛濫,讓需要這個信息的人在第一時間得到這個信息

3)在必要的信息安全控制下,必須方便、及時、易維護

4)信息發布之后的狀態反饋,如應閱、已閱、未閱、催閱等

5)信息發布以后的用戶反饋很重要,是否能夠第一時間收集到被發布者的反饋意見

6)信息的排序很重要(根據重要程度、緊急程度、新舊程度能夠做好適當排序)

7)對所有信息的發布需要有監控機制避免不良信息散播

8)……

3.信息發布的發展

信息發布,雖然是一個非常簡單的動作,但對于企業內部的信息交互至關重要。我們相信以后信息發布可以只要對著手機和電腦說話,就可以完成信息的編輯和信息流向、權限的控制,實現信息自動發布到必須接受和需要接收的人那里,并且同樣支持以語音、視頻等更為直觀、便捷地查收方式!。



第二十一節OA中公文管理的定義、關鍵點和未來

1.公文管理的定義

公文管理:顧名思義就是對公文的創制、處置和管理,即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中,以特定的方法和原則對公文進行創制加工、保管料理,使其完善并獲得功效的行為或過程。公文的類型很多:政策、任命、請示、匯報、調令、法令……一般在政府和國企內對公文管理的要求特別高,因為政府和國企就是靠兩個東西來管理運作的:一個是公文、一個是會議。

2.公文管理的關鍵點和難點

公文管理在政府和國企里邊本身是一個復雜的體系,牽扯到的部門和人員極為廣泛,同時,公文的擬稿、審稿是否規范,簽收、執行情況如何等,傳統的公文管理是無法體現和進行跟蹤的。因此,要實現公文管理的電子化還是需要多維思考,以下內容供參考:

1)擬稿(發文單填寫、正文起草、確定是否會簽、會簽人是誰、確定發送范圍):修改的過程應該有不同正文版本保留修改痕跡

2)會簽(查看正文、修改正文、提供會簽意見)--需要版本保留痕跡;有權限的人可以查看痕跡;涉及到手寫批注

3)審稿(綜合會簽意見并修改正文確定簽發方式、確定簽發人是哪位或哪些領導)

4)簽發(相關領導提供相關簽發意見或退回)

5)編號(對正式發文進行文件編號)

6)蓋章:需要電子印章,涉及到印章管理

7)套紅:必須符合一定的格式

8)分發簽收:可以知道應閱、已閱、未閱

9)查閱(內部收文單位查看正式發文)

10)打印:必須能夠控制誰可以打印紅頭文件幾分;黑頭文件是否需要控制打印

11)執行:督辦、催辦

12)公文歸檔查詢:可以很方便的檢索,歸類:時間、主題、關鍵詞、發文單位

3.公文管理的發展

只要政府單位存在、權利存在,公文便會一直會存在下去。隨著無紙化辦公的發展,公文的發展將有望實現完全電子化:公文的數據格式統一、所有單位的公文都可以對接、電子簽證的合法性和權威性受到廣泛認可……公文的電子化管理獲得更大面積的推廣還需要手機或者PAD能夠支撐版式文件,移動化的電子公文管理將是一個趨勢。  



第二十二節OA中會議管理的定義、關鍵點和未來

1.會議管理的定義

會議管理體系是企業戰略執行的重要保障工具。會議管理體系,是要解決企業管理層,特別是領導層對公司經營決策的執行問題,從而避免在經營決策分析中"拍腦袋、拍桌子、拍大腿"等隨意行為。會議管理體系,既是一些成果,如一些文檔,也是一個過程,如富有成效的溝通和碰撞。OA中的會議管理可以幫助規范企業運作中的會議時間、決策內容、決策方式;營造流程與會議、決策與會議及報告與會議的和諧體系,有效提高高層的決策效率;沉淀會議決策,建立高層決策的知識積累框架;跟蹤會議決議執行情況,最終達成問題的解決!

2.會議管理的關鍵點和難點

開會是企業司空見慣的事情,而開好會卻并不簡單。尤其是會議之后的執行情況在很多企業中是很難進行統一跟進的。那么,如何做到會議管理的PDCA落地?以下內容供參考:

1)會議的目的是達成一致:那么一定要管理好會議的議題(會前議題的起草、會前議題溝通、會前議題確定、議程時間的排布、議程資料的準備)

2)會議的目的是達成一致:那么會議的決議的管理變得十分重要(決議是什么、需要哪些人知道、需要哪些人完成什么事、什么時候完成、需要督辦)

3)開好一個會,會務的準備也很重要:場地、訂房、訂餐、會議設備、服務人員

4)政府的會議還有一個很重要的事情就是:排位表(誰排在哪個位置十分有講究)

5)會議通知和會議回執:如何第一時間快速通知到參會人員;參會人員的回執如何快速方便傳遞到召集人

6)會議資料:是否可以作為以后學習的資料

3.會議管理的發展

人類需要面對面交流,這是人類智慧碰撞最為關鍵的手段。然而,在現代社會,移動互聯技術越來越發展,傳統的面對面聚在一起的方式會被以視頻會議為代表的全新方式所取代,未來,人們將更多地可以隨時隨地通過手機等移動終端召集、參與會議,而OA系統與視頻會議的集成一定是必然!而且正在發生!同時,隨著會議召開形式向線上轉移,會議相關的資料、記錄素材等都將會以更為直觀地方式積累,納入到企業的知識管理體系之中。



第二十三節OA集成應用的定義、關鍵點和未來

1.集成應用的定義

在管理軟件領域集成的意義在于通過結構化的綜合布線系統和計算機網絡技術,將各個分離的設備(如個人電腦)、功能和信息等集成到相互關聯的、統一和協調的系統之中,使資源達到充分共享,實現集中、高效、便利的管理。系統集成實現的關鍵在于解決系統之間的互連和互操作性問題。集成的方式標準很多:結婚方式(融為一體的深度整合)、公司組織方式(涉及到權限共享的整合)、市場機制方式(只是通過標準格式進行數據通信)。

為什么要集成呢?系統和人一樣:世界上不存在什么都會的人,所以人們總是在尋找各種方式合作;貨幣的出現是人類之間大集成的通用標準的出現,有了這個標準以后社會就快速發展,大家往各自專業的方向發展。所以軟件系統也一樣,沒有一個軟件什么都能夠做所以需要大家合作(集成)。

2.集成應用的關鍵點和難點

如今系統集成的思路和技術已經相對成熟,集成的深度和廣度正在加大,那么在集成應用關鍵有哪些呢?以下內容供參考:

1)單點登入方式的集成:一般只需要統一認證

2)頁面功能方式的集成:在統一認證以后,把需要的相關功能和頁面鑲嵌

3)數據報表的集成:主要是單向采集到另外一方進行展現

4)數據整合:比如兩個系統的待辦進行整合就需要雙方一起定義好格式標準

5)數據互動方式的整合:比如一個訂單報價在OA系統中跑審批,而產品的明細價格在ERP

中,一旦ERP的BOM數據發生變化的時候就要第一時間反饋到OA流程中;OA流程對價格的調整也要時時反饋到ERP中;這樣的集成難度最大

3.集成應用的發展

軟件發展到現在20多年,它還是起步階段,所以標準很難得到統一,但未來,軟件系統之間的集成應該和電燈泡與接頭一樣可方便集成:任何軟件之間的集成就像裝電燈一樣方便,系統之間的整合集成最終帶來企業管理體系的全面落地,以及在用戶層面的極致體驗。



第二十四節OA中出勤(考勤)管理的定義、關鍵點和未來

1.出勤(考勤)管理的定義


出勤(考勤)管理是企業事業單位對員工出勤進行考察管理的一種管理制度,包括是否遲到早退,有無曠工請假等。出勤(考勤)的種類:早晚打卡考勤、各類請假、外出、會議簽到等等。出勤(考勤)是組織管理中最為基礎的一線管理職能:一位如果一個組織的成員如果連基本的時間概念沒有了,那么這個組織可能就缺少最基礎的能力!

2.出勤(考勤)管理的關鍵點和難點

出勤(考勤)管理的方式多種多樣,出勤(考勤)數據與工資的核算也有關系。并且,隨著企業業務的發展,外出的情況越來越多,如何進行更忠誠地進行出勤記錄,如何更合理地進行出勤(考勤)管理?以下幾點內容供參考:

1)出勤(考勤)管理主要把與該人所有時間表和相關流程結合起來:如果已經請過假了就沒有簽到之說;如果已經有外出流程了就無需再打卡

2)需要和各類考勤機集成

3)如果用系統考勤就一定要和公司的IP地址要綁定(還有考勤開始時間限定問題)

4)如果用手機考勤就必須要開通定位服務

5)考勤與工資核算的集成

6)異常考勤數據的修正

7)各種崗位不同考勤方式不同:比如銷售人員一直在外面見客戶就應該有另外的考勤方式

3.出勤(考勤)管理的發展

隨著電子化個人工作門戶的不斷發展,考勤機將會逐漸被基于GPS的手機考勤所取代!并且,考勤數據可以與一個成員的業績數據進行對比分析,甚至與社會上的各種訂票和商旅服務機構(攜程等)進行對接……以后我們相信隨著組織的發展,更加注重個人自我的時候,考勤將不再存在;發展到以更加自由更加以結果來衡量的時候,那么考勤就沒有存在的必要了!



第二十五節OA中統一通信的定義、關鍵點和未來

1.統一通信的定義

統一通信是指把計算機技術與傳統通信技術融為一體的新通信模式,作為一種解決方案和應用,其核心內容是:讓人們無論任何時間、任何地點,都可以通過任何設備、任何網絡,獲得數據、圖像和聲音的自由通信。通俗的講:電話、傳真、QQ、郵件、短信、手機、微博、視頻、上網…一個不能少,而且在一個軟件和一個設備里面實現。

2.統一通信的關鍵點和難點

關鍵問題在于如何統一:由誰家統一?電信、騰訊、華為、微軟?顯然目前任何一家都無法做到!那么,更實際地問題在于如何合作?關鍵的課題是標準統一!


3.統一通信的發展

從目前的設備發展來看:手機設備上基本上已經實現統一通訊,這是所有廠商競爭合作的結果。從協同(OA)軟件平臺上的統一通訊發展來看,只要做好以上功能與管理應用的無縫集成,就可以通過OA辦公軟件讓用戶享受到統一通信!



第二十六節OA中權限管理的定義、關鍵點和未來

1.權限管理的定義

協同(OA)軟件是服務組織的系統,而任何組織一定會涉及到權限;所以OA系統最最關鍵的核心就是權限控制。OA中的權限管理要實現的效果是對"什么時間、什么地點、誰可以訪問什么內容、可以進行哪些操作"一系列權限的精細化控制。衡量一個OA軟件好壞的重要標準是:它的權限體系是否足夠細致、是否可以立體勾勒出信息對象的訪問控制,等等。

2.權限管理的關鍵點和難點

權限管理是組織的必要因素,也是協同(OA)軟件一切功能應用能夠發揮其價值的基礎所在。權限管理滲透在企業業務和運營的方方面面,如何做到權限的嚴謹與靈活,是協同(OA)軟件權限落地中需要權衡的課題。以下幾個方面供參考:

1)權限與性能的矛盾:越大的組織越需要對權限的細化控制,但同時細化的信息控制權限必然帶來大量的運算,大量的運算一定是降低性能的

2)權限的靈活性:如何做到權限的隨時調整

3)六維立體權限控制:時間、對象、操作、內容、級別、地點

4)每一個功能模塊都有自己的權限體系,整個軟件有自己的權限體系:如何讓整個軟件的權限體系能夠控制所有模塊的權限;以及更為深層次是否能夠控制異構系統的數據權限

5)隨著社交化軟件的發展,如何做好權限控制和自由精神發揚的矛盾是目前OA軟件的難題

6)OA軟件的權限管理必須要細化到對每一個字段的控制

7)OA軟件的權限控制不只是功能信息的權限控制更為重要的是整個系統部署的分權管理模式的支撐

8)賦權和撤權如何在系統方便快速處理、批量處理,且不影響性能

9)一個組織的架構發生變化的時候,已有的信息控制和將來的信息權限控制如何方便快速調整

3.權限管理的發展

當前,組織權限管理將越來越細化、越來越靈活;對于不同管理模式的企業可以采用不同的權限策略;OA軟件的權限管理既可以適應崇尚自由精神的管理模式,也可以適應嚴格層級的管理模式,也可以適應兩種都存在的方式;以后隨著組織的進一步扁平、社會越來越專業化,權限對于所有的軟件都應該有同一樣的策略部署;一旦部署任何人都可以通過自己的終身社交賬號與其對接,進行信息數據交換達成協同工作!



第二十七節OA應用模式的定義和發展

1.應用模式的定義

從部署方式上來看,協同(OA)軟件的應用模式可以分為:單機模式、聯網模式、客戶端模式、WEB化模式、SAAS模式、云計算模式(不管任何模式都是有客戶端、單機運營和聯網運行)。

1)單機模式:單機模式目前主要還是在一些個人工具類軟件上

2)聯網模式:目前所有管理軟件都具備聯網模式

3)客戶端模式:以安裝客戶端的方式進入OA系統,界面和功能的定制化效果更加極致
WEB化模式:web化模式本質上也是客戶端模式,只是這個客戶端是IE等瀏覽器

4)SAAS模式:軟件即服務英文是Software-as-a-service的意譯,稱為SaaS。對于SaaS一般的理解就是用戶不用采購任何東西,只要付費使用就可以

5)云計算模式:應用端不進行任何計算,所以的計算都在云服務器端

2.應用模式的發展

以上是當前軟件領域常見的部署方式。目前在協同(OA)軟件領域,以上幾種應用模式一定是長期存在,但是云計算一定是發展方向。因為歷史告訴我們,任何事物一定是越來越專業化分工、相同的類型一定集中,把大家的精力解放出來干自己擅長的事情。隨著互聯網的發展、設計化的發展、職場的年輕化,OA云計算模式一定會成為OA部署的一種重要方式!



第三章      對協同(OA)軟件的角色價值探討

第一節職能角色對協同(OA)軟件訴求的概述

協同(OA)軟件區別于其他軟件的一個重要的特征就是它是一個全員系統,所以為了更好的理解協同(OA)軟件在一個組織的運作價值,我們需要從各種角色來看看他們對協同(OA)軟件的訴求:也就是協同(OA)軟件如何幫助各種職能角色更快更好的創造價值并享受愉悅!


當然,協同(OA)軟件對組織中各個崗位的價值存在著很多的共性,比如:

1)公司部門制度流程的落地:制定、執行、監控和優化

2)個性化信息推送:用戶只關注他需要關注的信息

3)如何進行知識積累、利用、分享和創新

4)部門、組織的透視:能否時時展現每一個人、每一個部門的成長和工作情況

5)如何保障員工的自我學習成長

6)公司的企業文化塑造和推廣

7)敏感關鍵數據的保密性和安全性

8)有效工作成果領導是否方便能夠看得到

9)下屬員工任務執行情況

10)……


接下來,我們就從不同的崗位角色的維度上對協同(OA)軟件的價值展開探討!

第二節IT對協同(OA)軟件的價值訴求

這里所講的企業IT同仁是指甲方IT部門或者負責IT采購、維護的相關部門,一個好的軟件系統的使命在于,能夠幫助甲方高效便捷地解決內部各個部門的管理需求,甚至實現高于預期的效果。而要達成這個愿景,OA軟件需要在以下方面持續改進和優化:


1.系統的強壯性和性能:減少出現系統宕機的風險,能夠支持將來的組織擴張

2.系統的可擴展性:是否具有不斷擴展應用并長期使用的生命力

3.系統的可維護性(靈活性):是否可以通過簡單地配置落地某些未來可能出現的應用需求

4.系統的易用性:如何減少系統的培訓量、降低推廣難度、提升項目成功率

5.系統的集成性:是否提供標準化的集成接口,支持的集成深度如何

6.系統的部署方式:大集中、分布式、集中與分布混合

7.系統的跨平臺性:是否支持多終端、多操作系統,是否支持跨瀏覽器應用等等

8.系統的可監控性:使用維護日志、異常預警

9.系統的權限體系:能否做到足夠細分、靈活,滿足集團的分權體系

10.系統的安全性:包括數據安全、數據備份、數據傳輸、權限控制、服務器安全策略

11.系統功能與企業需求的匹配:系統是否可以完美實現關鍵部門的需求和領導的關鍵需求;是否有一些具有價值的細節設計

12.系統的先進性:在技術架構、設計理念等方面是否具有引領優勢

13.系統的流程引擎、門戶引擎、權限引擎、內容引擎、集成引擎等的強大性

14.系統的國際化(多語言)

15.移動辦公和社交化

16.系統美觀度和用戶體驗

17.……

第三節董事長、總裁對協同(OA)軟件的價值訴求

OA是一個全員的系統,對于企業董事長、總裁而言,OA的價值不僅僅局限在類似管理駕駛艙這樣的決策支撐層面,還會涉及到目標績效、管理透視、企業文化、團隊執行力等方面的綜合考量,OA軟件需要圍繞CEO的關注點持續改進和優化。同樣,在企業采購OA系統時,可以作為OA面向董事長、總裁提供的服務的參考:

1.系統的報表是否可以幫助實時呈現想要看到的數據

2.公司戰略目標如何分解落地、并可跟蹤執行情況

3.是否能夠透視整個組織,可以知道每一個人工作情況

4.在擴張過程中讓已有的制度和經驗的得到復制—管理復制

5.如何避免執行過程中的推諉扯皮現象

6.支撐企業內部的知識有效積累、分享、利用和創新

7.支撐公司的企業文化塑造和推廣

8.支撐員工能力塑造和培訓

9.支撐公司的執行力的貫徹,是否每一個人各盡其職

10.管理理念能否在系統上得到貫徹和執行,并為管理帶來創新動力

11.系統是否具備一定能夠監控能力(人員的心態預報、系統關鍵數據的預警)

12.構建專屬門戶,并確保信息的實時、準確、私密性

13.在既有的組織行政架構體系之外,可以快速地與一線優秀員工交互

14.信息的安全性(不該看到人一定不能看到)和易用性

15.……

第四節財務總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

財務系統是大多數國內企業最早接觸的IT系統之一,同時由于任何的系統都或多或少涉及到財務管理的內容,這也決定了CFO在企業信息化進程中舉足輕重的地位。CFO對OA軟件的需求往往集中在財務管理制度落地、與財務系統集成、財務數據統一等方面,OA軟件亦需要持續地提升和優化:

1.OA與財務系統在功能和價值上的互補性,以及OA與財務系統的集成能力

2.費用控制和預算執行可以做到簡單、自助、直觀

3.管理流程審批中涉及到財務的節點是否能得到妥善落地

4.財務制度能否通過OA流程落地執行

5.敏感關鍵數據的保密性和安全性是否得到保障

6.能否實時展現每一個人、每一個部門、每一個活動、每一個客戶的收支情況,為審批提供依據

7.構建財務門戶,提供專屬空間,向領導、協同部門展示財務部門的工作成果

8.查看部門員工任務執行情況,做到心中有數

9.……

第五節人事總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

OA是以人為核心的管理系統,這決定了OA系統的部署與HR部門有著千絲萬縷的聯系,并且很多企業的OA采購也是由HR部門發起的。那么,對于人事總監來講,OA系統能夠帶來哪些管理上的幫助呢?站在為人事總監服務的角度,OA軟件又需要在哪些方面提升和優化?下邊一一揭曉:

1.OA與專業人力資源系統在功能和價值上的互補性以及相關集成能力

2.對基礎的人事檔案的管理能力(人員資料、人事合同)

3.能否幫助解決人員招聘問題:包括建立人才庫、人員招聘相關管理流程的落地等等

4.能否通過系統設置引導新人完成入職問題和適崗過程

5.解決人員學習培訓問題,提升培訓效率

6.人員考核問題—讓考核更加接近事實

7.人員出勤問題—與工資系統能夠對接

8.人員離職、調動的流程管理及狀態更新

9.如何保障全體員工的自我成長

10.提供一個全員共享的平臺,進行先進人員的表彰和推廣—榜樣的力量

11.公司的企業文化塑造和推廣

12.能否時時展現每一個人、每一個部門成長和工作情況

13.各項人事管理制度的落地執行

14.敏感關鍵數據的保密性和安全性

15.建立人事管理門戶,集中展示部門工作成果,共享給相關的部門和領導

16.便于跟進下屬員工分派任務的執行情況

17.……

第六節行政總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

行政部門與HR部門一樣,也是在OA系統采購過程中最為常見的發起部門之一,并且采購的行為源自行政工作中的各項管理需求。所以,對于行政總監而言,OA軟件又能帶來哪些價值和幫助呢?通常,行政總監對OA系統的關注點聚焦在這些方面:

1.公司資產和辦公用品的領用管理問題

2.公司會議的管理問題

3.公司制度發布和執行問題

4.人員考核問題—讓考核更加接近事實

5.人員考勤問題—移動考勤、考勤修正等

6.領導的行程安排問題

7.公司后勤問題(食品、食堂、飯菜、宿舍)

8.資產(車輛)調度問題

9.供應商的管理問題

10.如何保障員工的自我成長

11.公司的企業文化塑造和推廣

12.行政管理制度的落地執行

13.敏感關鍵數據的保密性和安全性

14.構建行政門戶,展現和共享部門工作成果

15.實時洞察部門員工任務執行情況

16.…….

第七節銷售總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

作為業務部門,也是眾多的管理軟件系統首要的服務對象。那么,OA軟件,又能為銷售部門帶來怎樣的價值呢?來看看銷售總監的期待:

1.OA與銷售系統在功能和價值上的互補性,以及OA與銷售系統的集成能力

2.提供一個營銷制度的發布平臺,并可以建立知識目錄方便管理

3.建立客戶檔案,記錄客戶的跟進、合同、訂單、服務、財務等信息,并可以多維度呈現

4.提供一個平臺,建立營銷知識的積累發布、共享和創新機制

5.營銷數據的對比分析—目標導向,隨時調整業務策略

6.銷售人員考核問題—讓考核更加接近事實

7.異地銷售機構的管理問題—業務能力復制

8.銷售工具的推廣問題—業務過程支撐

9.產品訂單報價管理—業務信息的統一

10.競爭對手的信息管理—掌握最新動態、分享競爭情報

11.銷售人員的每日工作狀態管理—業績來自每一天的努力

12.銷售人員的激情管理和自我激勵管理

13.支撐銷售人員的自我成長

14.公司的營銷文化塑造和推廣

15.銷售管理制度的落地執行

16.敏感關鍵數據的保密性和安全性

17.構建銷售門戶,實時展現工作成果

18. ……

第八節項目總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

項目既可以是一種重要的業務形式,也可以是一種極為復雜的管理的思路。不論哪種情況,都通常面臨著如下情況:項目數量多、項目周期長,這直接導致項目管理的風險上升。尤其是對于項目總監這個職位或者角色而言,OA軟件能發揮哪些價值呢?前面我們在項目管理的章節里邊提到,OA中的項目管理更加偏重于簡單的事項活動管理:指多個人在一起協助完成一個活動,針對整個活動過程的任務進行安排、溝通以及活動過程中交付物的歸集、分享。因此,項目總監的OA軟件的考量通常會聚焦以下方面:

1.OA與項目管理系統在功能和價值上的互補性,以及OA與項目管理系統的集成能力

2.項目管理制度的發布和管理問題

3.對項目過程的跟進式管理

4.項目知識的積累發布、共享和創新

5.項目執行風險的預警管理

6.項目成功經驗的分享

7.項目質量管控文件

8.項目的每日進展情況的反饋管理

9.如何保障項目人員的自我成長

10.項目管理制度流程的落地執行

11.建立項目門戶,展現和分享重要工作進度和工作成果

12.部門員工各項任務執行情況

13..…….

第九節市場總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

市場總監關注品牌的塑造以及營銷目標的達成,但通常也會面臨市場管理上的一些難題:比如對于市場活動的執行過程和執行效果難以很好地進行監控;市場知識的積累、共享無法保證、創新力不足;或者對于營銷數據結果缺乏一個統一的看板,報表的呈現不夠及時、準確等等……OA軟件可以在以下方面為市場總監的工作和管理需求提供支撐:

1.市場品牌的塑造和推廣

2.市場活動的執行和效果監控

3.廣告創意的收集、提煉、推廣

4.公司統一VI的貫徹執行

5.市場知識的積累發布、共享和創新

6.外部行業數據和市場競爭情況的收集和監控

7.營銷數據的對比分析

8.好的市場活動成功經驗的分享

9.如何保障市場人員的自我成長

10.制定的市場管理制度能否執行

11.敏感關鍵數據的保密性和安全性

12.部門的工作成果展現、共享,讓領導可以看到

13.部門員工任務執行情況

14.…….

第十節運營總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

運營總監好比是一家企業的總策劃師,對于企業的內部管理體系建設發揮著至關重要的作用。正因為如此,運營總監在企業OA的采購行為中通常也是扮演著重要的角色,而這取決于運營總監在管理過程中所面臨的一些困惑,比如:公司的制度從制訂到發布執行、監控優化這個過程如何進行有效的管理;如何提升各個部門的運營效率和每個崗位的工作效率;如何讓公司的戰略目標有效分解落地到每個人每一天的工作中去等等……OA軟件可以在以下方面為運營總監的工作和管理需求提供支撐:

1.整個公司制度制定、執行、監控和優化

2.整個公司的流程制度、執行、監控和優化

3.整個公司的文化提煉、推廣、貫徹和優化

4.整個公司每一個崗位、每一個人和每一個部門運營效率

5.整個公司知識的積累發布、共享和創新

6.整個公司人員的自我成長

7.敏感關鍵數據的保密性和安全性

8.他部門的有效工作成果領導是否方便能夠看得到

9.構建運營門戶,展現工作成果并共享給相關部門和人員

10.跟進部門員工任務執行情況

11.……

第十一節法務審計總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

法務是企業中最為嚴謹的部門之一,需要關注公司經營過程中方方面面,對相關業務的合規性進行把握以及對各種突發狀況進行應對。協同(OA)軟件可以在以下方面支撐法務工作的開展:

1.整個公司的合規性流程制度、執行、監控和優化

2.整個公司運營的合規性的監控和風險提醒

3.整個公司合規知識的積累發布、共享和創新

4.整個公司合規信息的發布及時性

5.敏感關鍵數據的保密性和安全性

6.部門的有效工作成果展現

7.部門員工任務執行情況

8.……

第十二節技術總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

對于很多企業來講,技術是產品和服務的核心驅動力,也是一個企業最為值得積淀的部分,并且在一個企業中是不斷更迭前進的。因此,技術總監,不僅要對當前的研發項目有個統籌的管理,還需要在這個過程中實現相關的知識經驗的沉淀,當然還會涉及到質量體系管理、團隊管理等個方面的課題。OA軟件可以在以下方面為市場總監的工作和管理需求提供支撐:

1.通過與研發管理系統的集成,實現在功能和價值上的互補

2.幫助技術總監更好地進行統籌管理在團隊中創建技術創新的文化并執行

3.研發過程的跟進式管理

4.技術研發知識的積累發布、共享和創新

5.技術研發管理制度的發布和管理問題

6.研發人員經驗的互動分享

7.研發質量管控文件

8.每日研發進展情況的反饋管理

9.如何保障研發人員的自我成長

10.敏感關鍵數據的保密性和安全性

11.構建一個門戶展現部門有效工作成果

12.部門員工任務執行情況

13.…….

第十三節生產總監/經理對協同(OA)軟件的價值訴求

生產部門是制造型企業的核心業務部門,與銷售、倉儲物流等業務部門有著極為緊密的關系。然而,在很多企業里邊,生產部門無法實時地獲取到銷售部的業務進展數據以及倉儲部門的數據,難以更為科學、合理地進行生產的預測排期;并且對上游供應商的管理缺乏統一的平臺,造成采購工作與生產進度的契合度不高……因此,對于生產總監而言,一個有效的協同工作平臺,需要在以下方面體現價值:

1.OA與生產制造系統ERP有效集成,達成數據統一、管理統一

2.及時獲取到業務數據解決生產的預測問題

3.生產的質量問題動態跟進監測

4.生產的安全問題

5.供應商的管理問題

6.領導的行程安排問題

7.提升生產線員工的技能分享和成長

8.公司生產的質量文件控制

9.公司生產的機密核心保密問題

10.生產制度的落地執行

11.敏感關鍵數據的保密性和安全性;

12.提供一個統一平臺展現部門工作成果

13.部門員工任務執行情況

14..…….

第十四節職員對協同(OA)軟件的價值訴求

在企業中,尤其是大中型企業中,一線員工在工作中很難接觸到高層,聲音也無法讓高層聽見,一些優秀的人才也因此被埋沒,難免會感覺懷才不遇;更多的情況則是,員工在日常的工作中,缺乏一個自我工作管理平臺,也得不到相應的支持,工作的成效領導看不到,需要的支持也難以獲取……OA軟件就是為了解決這些問題:

1.領導能夠關注到我,我的聲音領導能否聽得到

2.工作成果可以及時讓上級知曉

3.提供方便實用、自助服務,如請假、報銷、外出

4.在系統中能否找到幫助自己成長和幫助解決的知識

5.能否快速找到有經驗的人并與其進行互動交流

6.自己在系統中請求是否及時得到反饋

7.能夠在系統中全面了解公司、崗位和相關人員的點點滴滴

8.能夠有效幫助記錄每一天的工作成效,而不是重復輸入

9.公司考核的時候能夠更加客觀,工作的成效、過程可以如實呈現

10..…….



第四章         組織發展中協同(OA)軟件的價值討論

協同(OA)軟件是服務于組織管理的,因此,對協同(OA)軟件的管理內容和未來發展的思考,首先要關注的是組織發展過程中的管理訴求。在以往的實踐中,我們發現不同發展階段的企業在組織管理訴求上既有相同點又有不同點:

從管理內容的角度,不管規模和處于不同發展階段的企業,對協同(OA)軟件有著同樣的關注點,比如:

1)公司部門制度流程的落地:制定、執行、監控和優化

2)個性化信息推送:我只關注我需要關注的信息

3)如何進行知識積累、利用、分享和創新

4)部門、組織的透視:能否時時展現每一個人、每一個部門成長和工作情況

5)如何保障員工的自我學習成長

6)公司的企業文化塑造和推廣

7)敏感關鍵數據的保密性和安全性

此外,受到規模因素的影響,處于不同發展階段的企業對于協同(OA)軟件的需求又不盡相同:

1.初創階段組織對協同軟件的訴求

1) 系統功能的豐富性—功能要多但要簡單,滿足以后發展所需
2) 關注功能的直接性,而非復雜的權限體系
3) 關注系統性價比

2.成長階段組織對協同軟件的訴求

1) 最為關注制度的制定、執行和監控
2) 員工能力的提升
3) 開始關注企業文化的提煉
4) 適當的權限控制
5) 靈活的組織架構調整
6) 開始關注過程管理的重要性—粗放向精密化管理模式發展

3.成熟階段(集團)組織對協同軟件的訴求

1) 通常有幾套管理系統,關注系統集成應用
2) 管理制度和經驗的復制
3) 員工執行力的提升
4) 各種系統本身的專業和適用性
5) 關注組織的透視和公司文化的宣貫
6) 相對復雜的權限控制和性能
7) 相對風險控制
8) 關注員工的創新能力的激發
9) 支撐分權管理模式的組織架構和矩陣多維組織架構
10) 關注擴張的有效管理—在可承受的風險下如何快速有序擴張



第五章         協同OA的“四化”發展論

第一節OA“四化”發展之業務移動化探討

1、認識業務移動化(移動辦公)

業務移動化,是對傳統工作方式的一次變革,我們可以看作是移動辦公發展到成熟階段的一種狀態,在業務移動化狀態下,企業的員工、客戶、伙伴、經銷商或者代理商等可以通過移動互聯的方式實現與企業內部資源的對接和交互。移動辦公,也可稱為"3A辦公",即辦公人員可在任何時間(Anytime)、任何地點(Anywhere)處理與業務相關的任何事情(Anything),移動化的辦公模式,可以讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛。業務移動化主張實現組織內外的信息可以隨時隨地通暢地進行交互共享,在業務移動化平臺上,工作將更加輕松有效、企業整體運作將更加協調。移動辦公的五個關鍵特性:推送、語音、定位、圖像、手寫。移動辦公的兩種實現方式:純網頁面、原生頁面(Native,就是完全客戶端化)、原生和純網頁混合(我們的移動應用就是混合模式);移動辦公的本質就是一個縮小版本的PC端OA,理論上PC上有的功能在移動設備上都應該有。

目前移動辦公是協同(OA)軟件發展的最為關鍵的一個階段。在移動互聯的快速發展下,移動辦公和PC端OA一樣,將成為一個企業信息化統一的入口,幫助企業實現面向不同用戶對象的個性化的隨時隨地隨需的業務交互。

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2、移動辦公的落地思考

移動辦公要實現業務移動化的目標,同時要實現打造統一移動辦公平臺的發展目標,并且做到比PC端更佳的用戶體驗,就需要在落地過程中關注可持續發展的相關課題,以下內容供參考:

1)移動辦公需要把PC的所有各種應用都能夠移植到手機上,但目前移動的操作系統不一定能夠支持某些應用,特別某些腳本的執行

2)移動辦公目前的輸入問題是一個難題:語音是解決的途徑

3)移動辦公的文檔處理目前是個難題:需要開發出組件滿足讀取和處理各種文檔的需求

4)移動設備的屏幕尺寸限制:需要針對屏幕特性來做好UI設計,讓重要的信息能夠直接展現

5)移動辦公的語音識別和處理需要提升

6)移動辦公的集成:多個APP集成到OA移動APP,可以有頁面集成,數據集成,功能集成(類似PC的集成,但原生的APP做集成有一些困難)等

7)如何讓"推送、語音、定位、圖像、手寫"在移動端能夠完美融合

8)移動設備的統一APP分發、管理以及移動應用的安全控制

3、移動辦公的發展及展望

目前移動辦公是PC端辦公的一個有效補充,但隨著語音技術、視頻技術和移動硬件的日益發展,我們相信以后只要對著手機進行對話就可以驅動流程和任務的執行,而且執行的反饋也可以通過語音提醒相關人員,真正還原自然辦公狀態。以后移動辦公將是OA使用的最為關鍵的形式,PC端將成為輔助手段。具體如下:

1)第一階段:把PC端最為常用的功能移動化:適合移動設備訪問。

2)第二階段:語音、定位、圖像、消息推送等移動設備特有的功能的融合,讓辦公更加接近于自然辦公,比如,我們只要對著手機喊話就可以辦理各種事務!

3)第三階段:移動辦公端應該和PC端OA一樣成為整個企業信息化的入口,OA移動辦公能夠真正  讓一個組織的業務和管理在手機得到有效整合,讓一個企業的代理商、供應商、合作伙伴、員工和客戶都能夠在一個統一的移動平臺上開展業務和管理,共享統一信息!

4、OA移動化之微信辦公

騰訊公司于2011年1月21日推出微信,并且很快地成為國內移動互聯第一入口,2014年9月份,微信企業號發布,"微信連接一切"的布局從個人市場成功延伸到企業市場,也進一步加速了企業信息化業務移動化的進程。

"微信連接一切"這一愿景,放在企業級辦公這個領域,我們理解有兩個層面:在用戶層面,不僅要服務員工的日常辦公,還要服務客戶、伙伴、供應商、經銷商等外部的對象,為他們提供一個與企業無障礙交互的移動互聯入口;在應用層面,為了服務以上的對象,企業需要整合內部現有的IT系統,比如:OA、ERP、CRM、SCM、FM等等,形成面向用戶的各種移動應用(如下圖所示)。從本質上來講,微信只是移動辦公的一個入口,具體的應用依賴于后端的整合,因此與移動辦公所面臨的落地難題一致。

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5、OA移動辦公的關鍵技術

在業務移動化進程中,如何利用PC端現有的IT資源形成在移動端適配的各類應用,如何形成面向用戶的移動輕應用,是關鍵所在。而要更快捷、更低成本實現移動辦公,需要管理軟件平臺具備一項特殊的技能—"無中生有"這里涉及到2個層面:1、PC端既有的應用如何生成移動應用?2、PC端沒有部署的應用如何移動化實現?在OA平臺上,是通過移動建模引擎、業務建模引擎兩個關鍵的引擎平臺來實現的。

移動建模引擎平臺,可以幫助企業利用既有的IT資源生成全新的移動應用,快速發布移動APP應用。移動建模引擎,完全可視化編輯,無需懂代碼,所見即所得,并且一次部署多平臺運行,可以最大限度地降低企業移動信息化部署成本。如果,想要接入的移動應用是企業沒有的,還能否快捷的做到"無中生有"呢?業務建模引擎可以幫助企業快速生成各種輕應用,比如合同管理、訂單管理、圖書管理等等,同時業務建模引擎還可以利用虛擬表單直接獲取異構系統數據,無需接口即能實現外部數據集成。

第二節OA“四化”發展之管理社交化探討

1.認識管理社交化

有人才成組織、有人就有社交。所以,社交是組織固有的屬性,本質上承載著組織內外部人與人之間、個體與個體之間的交互。在移動互聯環境下,客戶、伙伴、供應商、代理商成為無處不在的存在鏈接,組織的社交屬性將被無限放大,個體價值的發揮將直接影響終端客戶的感受和評價。為此,傳統的金字塔狀的組織架構和自上而下、自下而上的單通道管理模式已經不再適合,企業需要構建內部四通八達的社交化管理通道,甚至將這些通道延伸至客戶、伙伴、供應商、代理商等外部的服務或管理對象。管理社交化,意味著擁有超強人氣的社交工具將為企業日常辦公所用,最終成為辦公平臺上無處不在的經絡、四通八達!管理社交化將打破傳統管理方式:打破部門之間的隔離、打破上下級之間的壁壘、打破專家與初級職員的界限,讓組織更加扁平;社交化管理的優勢是能夠讓有能力的更多更快的展現;面對一個問題大家可以群策群力。換句話說,管理社交化將重塑企業管理的方式,在管理社交化模式下,個體價值將被無限釋放!

傳統管理模式強調的是:制度化、流程化、標準化、層級化、權限化、匯報等有嚴格上下等級的模式;原來的溝通、信息不對稱,原來很多的風險要靠管理制度、組織層級去保障,原來都在談管控,而互聯時代要談釋放!讓每一個人去釋放,拋開管理,拋開控制欲,成就每個人;給每一個人一種機制,一個方法,讓他釋放!互聯網時代,組織中的每一個人都是中心!組織需要的是一個網格化的協同工作空間!6untitled.png


2.管理社交化的落地思考

管理社交化,在協同(OA)軟件中可能體現為即時通訊、微博、論壇等形式,但本質上,管理社交化,代表著管理模式的轉型,也代表著個人價值在組織中的表現將更加突出。以此為前提,管理社交化的落地需要關注以下幾點:

1) 權限控制:沒有權限控制在目前企業不可能,如果控制多了就體現不出自由的精神
2) 流程、審批、任務、知識等概念將被統一的信息取代
3) 組織架構將被group取代
4) 每一個人的社交賬號能否與各個企業的管理軟件服務器對接
5) 人員會被會被海量的不相關信息淹沒掉:智能化的按需所取將是關鍵
6) 誰最終對相關結果負責:人人參與的一個大問題就是無人負責

3.管理社交化的發展展望

管理社交化從本質上組織管理變革的一個趨勢,核心的問題在于理清管理社交化需要交互哪些內容?這直接決定了管理社交化對于未來企業的價值。未來的OA系統,將能夠幫助企業實現在移動互聯網上交互所有與管理和業務相關的內容,包括客戶管理、訂單管理、合同管理、資產管理、銷售管理、客服管理、項目管理、費用管理等各個方面。在OA平臺上,這些管理內容可以在其專有的模塊進行體系化的管理,而相關的信息可以在任何的協作、微博、個人門戶等需要的地方進行調用,實現全程無障礙的交互。用戶在移動平臺通過專屬的APP進入相應的管理界面,并在可允許的權限范圍內隨時調用微信、短信、郵件等社交功能進行交互。

目前的管理軟件特別是OA一定會把社交軟件進行一定的權限控制融入到目前OA,比如前邊章節里提到的內部論壇、工作微博、統一通信等等;OA管理軟件將從突出"命令執行"向強化"個人發展"的方向發展。未來,任何人都將擁有一個終身唯一的社交賬號,可以與任何組織的服務器進行對接協同工作。

第三節OA“四化”發展之軟件平臺化探討

1.認識平臺化

從技術的層面來理解,平臺化應是一套綜合的工具和一組實踐證明的共享的最佳程序,它形成了完整、久經考驗、開放和模塊化的解決方案,旨在隨需應變世界中開發軟件和基于軟件的服務,從某種程度上講,軟件平臺化的最終效果是建設一個能夠具有自我意識的生態系統。平臺使開發小組能夠跨合作伙伴、供應商和客戶自動化和集成軟件開發的核心業務流程,為企業提供獲得競爭優勢需要的靈活性和速度,從而能夠創新和迅速響應市場變化。平臺就是一個靈活性的代名詞,隨需應變是平臺的終極目標。平臺也可以理解為如何把組織權限、對接標準、開展形式定義的足夠好,最終實現:讓每一個在平臺上的人能力充分發揮自己的聰明才智制造和發布一些應用,但是相互之間不干擾;目前世界上最好最大的平臺就是:Apple Store,但它有一個缺點就是太封閉!

協同OA所提倡的軟件平臺化,傾向于從用戶的角度來解釋,是在上述平臺的技術背景支撐以及當前移動互聯的背景中,OA軟件能夠給予用戶的一種體驗。在當前移動互聯的環境中,尤其是O2O的崛起,信息化過程中的客戶導向趨勢將更為顯著,而企業、員工、客戶、伙伴、供應商、代理商之間的關系將變得更為緊密、相互之間的交互將更為頻繁,屆時,如何整合現有IT資源,構建面向各個對象的統一管理平臺將成為企業信息化的關鍵所在。換句話說,移動互聯,讓企業面向客戶服務的過程中,參與的對象更加多元,這使得企業信息化服務的對象也需要更加多元化。因此,整合內外部資源,服務于企業內外各個相關的業務主體,使員工、客戶、伙伴、代理商、經銷商得以通過一個統一平臺實現辦公,正是軟件平臺化的目標和核心內涵,而構建平臺需要強大的后端引擎!因此,未來的OA系統所有的核心業務邏輯必須堅持堅定走引擎化:引擎智能化,可分析;引擎組件化、方便、快速、可擴展。

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2.平臺引擎化的落地思考

軟件平臺化,是一種全新的IT系統思維,也是業務移動化和管理社交化最終得以實現的架構基礎。要真正做到軟件平臺化,以下內容可供參考:

1)靈活性是平臺的難點:靈活到什么程度

2)開放性是平臺的關鍵點:開放可以兼容不同系統的對接和二次開發

3)在平臺上的二次開發不能影響平臺本身的升級;或者平臺本身的升級不影響在其上的二次開發應用

4)平臺的權限引擎

5)平臺的門戶引擎

6)平臺的流程引擎

7)平臺的規則引擎

8)平臺的消息引擎

9)平臺本身的性能

3.軟件平臺化的發展展望

軟件平臺化的發展從根本上依賴于軟件的開放性、擴張性以及集成技術的發展,因此,從技術的角度來講,任何軟件一定越來越具有開發性和可二次開發擴展性;平臺與平臺的接口會越來越標準化,甚至,世界上會出現統一標準,任何系統都建立在統一標準之上,在標準平臺上開發的應用都可以互聯互通。

從平臺化實現的應用效果的角度來看,未來,在軟件平臺化的趨勢導向下,在PC端和移動端打造以個人為核心的工作門戶將變得水到渠成。而這些對象可以是企業的員工,也可以是業務伙伴、供應商、代理商等等,軟件能夠滿足的用戶角色更加多元化,應用更加個性化,而在后端,更加標準化、統一化。


第四節OA“四化”發展之服務云端化探討

1.認識服務云端化

服務云端化是以云計算的發展為前提的軟件發展趨勢。云計算(cloud computing)是基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式,通常涉及通過互聯網來提供動態易擴展且經常是虛擬化的資源。云計算甚至可以讓你體驗每秒10萬億次的運算能力,擁有這么強大的計算能力可以模擬核爆炸、預測氣候變化和市場發展趨勢。云計算支持用戶在任意位置、使用各種終端獲取應用服務。所請求的資源來自"云",而不是固定的有形的實體。應用在"云"中某處運行,但實際上用戶無需了解、也不用擔心應用運行的具體位置。只需要一臺筆記本或者一個手機,就可以通過網絡服務來實現我們需要的一切,甚至包括超級計算這樣的任務。云計算環境下,軟件產品的最終表現形式更為豐富多樣。在云平臺上,軟件可以是一種服務,如SAAS,也可以就是一個Web Services,也可能是可以在線下載的應用,如蘋果的在線商店中的應用軟件等。


2.應用云端化的落地思考

云計算環境下,OA軟件技術、架構將發生顯著變化;軟件開發的環境、工作模式也將發生變化;并且由于軟件開發工作的變化,也必然對軟件測試帶來影響和變化。以下幾個內容供參考:

1)OA軟件必須與云相適應,能夠與虛擬化為核心的云平臺有機結合,適應運算能力、存儲能力的動態變化

2)要能夠滿足大量用戶的使用,包括數據存儲結構、處理能力

3)是要互聯網化,基于互聯網提供軟件的應用

4)安全性要求更高,可以抗攻擊,并能保護私有信息

5)可工作于移動終端、手機、網絡計算機等各種環境

6)基于云平臺的開發工具、開發環境、開發平臺將為敏捷開發、項目組內協同、異地開發等帶來便利。軟件開發項目組內可以利用云平臺,實現在線開發,并通過云實現知識積累、軟件復用

7)在云計算環境下,軟件技術、架構發生變化,要求軟件測試的關注點也應做出相對應的調整。軟件測試在關注傳統的軟件質量的同時,還應該關注云計算環境所提出的新的質量要求,如軟件動態適應能力、大量用戶支持能力、安全性、多平臺兼容性等

8)云計算環境下,軟件開發工具、環境、工作模式發生了轉變,也就要求軟件測試的工具、環境、工作模式也應發生相應的轉變。軟件測試工具也應工作于云平臺之上,測試工具的使用也應可通過云平臺來進行,而不再是傳統的本地方式;軟件測試的環境也可移植到云平臺上,通過云構建測試環境;軟件測試也應該可以通過云實現協同、知識共享、測試復用


3.應用云端化的發展展望

云計算的普及和應用,還有很長的道路,社會認可、用戶習慣、技術能力,甚至是社會管理制度等都應做出相應的改變,方能使云計算真正普及。但無論怎樣,基于互聯網的應用將會逐漸滲透到每個人的生活中,對我們的服務、生活都會帶來深遠的影響。要應對這種變化,討論我們業務未來的發展模式也顯得跟更為必要。我們認為,業務移動化、管理社交化、軟件平臺化、應用云端化將是未來管理軟件發展的必然趨勢!

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4.服務云端化可能存在的陷阱/誤區

云計算服務除了提供計算服務外,還必然提供了存儲服務。但是云計算服務當前壟斷在私人機構(企業)手中,而他們僅僅能夠提供商業信用。對于政府機構、商業機構(特別像銀行這樣持有敏感數據的商業機構)對于選擇云計算服務應保持足夠的警惕。一旦商業用戶大規模使用私人機構提供的云計算服務,無論其技術優勢有多強,都不可避免地讓這些私人機構以"數據(信息)"的重要性挾制整個社會。對于信息社會而言,"信息"是至關重要的。另一方面,云計算中的數據對于數據所有者以外的其他用戶云計算用戶是保密的,但是對于提供云計算的商業機構而言確實毫無秘密可言。所有這些潛在的危險,是商業機構和政府機構選擇云計算服務、特別是國外機構提供的云計算服務時,不得不考慮的一個重要的前提。


編后語(From the editor)對協同(OA)軟件永無止境的思考

對協同(OA)軟件的正向思考

以后協同管理系統一定不存在表單、流程、文檔、任務、門戶的概念,任何信息只要語音輸入他自動幫助你形成需要的格式和屬性,自動推送到必須要關注和需要關注的人手上。系統智能識別信息、分類信息、分析信息和提供決策支持信息!


系統可以讓用戶不再區分信息的屬性且可以自然語言輸入并可自動判斷屬性,能從大量的底層數據自動分析出企業癥結、問題、優點、用戶習慣以及用戶可能的趨勢,而且會進行不斷的更新,還會因為數據的增加和變化,而自動給出新的分析結果。這樣的系統才可能成為生態化的系統,無論對于管理者本身,還是使用者本身,都是革命性的。


軟件“不存在”安裝、調試、培訓、上線:只要拿著手持設備,一個真內部的電子化生態體系(ecology)的管理系統就能夠呈現:具有自我適應、自我更新的有生命力的電子生態體系,每一個組織的管理生命力可以得到持續發展!

對協同(OA)軟件的反向思考

以上關于協同(OA)軟件的探討多是基于協同(OA)軟件的價值、發展等正向思考,但這并不意味著協同(OA)軟件是360度無死角的存在。世界永遠是一個矛盾體,任何事情都有兩面性,所以,當我們在對協同(OA)軟件正向思考"的同時也要做一些"反向思考"!以下這些問題將幫助我們更加理性地認識協同(OA)軟件:


1.管理系統有用嗎?系統中的信息那么多,會不會造成很多人把寶貴的時間浪費在了系統上各種無用信息的瀏覽了?

2.人是能夠靠系統能夠管理好的嗎?一定不能,系統的價值是提供幫助和服務!

3.電子工作流程是否在損害效率?以前看到領導在找他當面簽個字就可以辦好一個事情,電子化之后一個流程增加了十幾個節點,要把一個事情辦下來沒有個把月辦不下來!如何在規范和效率之間找到平衡?

4.工作流程是否會造成推諉(典型例子:一個流程有很多節點,前面節點審批的人覺得后面反正有人還會審批的,就輕易的點擊批準了;后面節點的人看到前面的節點已經審批通過了,也就批準了!)所以流程要明確節點的職責!

5.自動化工作流程讓大家失去了更多面對面的交流(人是需要當面溝通,當面溝通可以相互激發相互理解;缺失了溝通很多事情就會達不成:真正有效)

6.知識管理有用嗎?系統中那么多文檔是否對很多人可能是浪費;系統中很多知識文檔那么陳舊,這可能成為對很多人的誤導!所以要隨時更新!

7.知識能夠被管理嗎?知識存在每一個人的大腦中,如何才能管理好?

8.信息門戶有用嗎?一個人要關心的信息需要這么多嗎?一個公司需要讓這么多信息推送給到每一個人嗎?有時候一個人只關心一兩個信息點可以把事情做得更好!

9.管理真的需要這么復雜嗎?管理系統要設計成這么復雜嗎?當一個組織成員為共同利益努力時、當組織的價值觀一致時,管理應該是很簡單:就是發揮每一個人的特長,讓每一個成員從創造價值中享受愉悅。

10.績效管理有用嗎?績效管理是否會讓更多人只是站在自己的角度思考問題,而讓整個團隊失去對共同利益的關注(績效管理是否就是"屁股決定腦袋"的根源所在?)

11.工作過程和成果需要每一天都要記錄嗎?每一天記一些流水賬有什么意思?!既浪費自己的時間也浪費瀏覽者的時間。

12.領導真的需要駕駛艙嗎?一個企業真正需要關心的也就是4-5個指標,有必要搞得那么復雜嗎?花那么多費用搞個駕駛艙,也許還不如請一個專職的人做一些統計分析更加有效!

13.統一通信有用嗎?是否有害?可能當今社會由于通信太發達,造成所有人的急躁、無用的繁忙不得一刻安靜,電話、網絡是否謀殺了這個時代"李白""莊子"出現的機會!我們現代社會是缺少了"大家"出現的土壤!

14.科技進步、知識只是被大量復制傳播而沒有創新,是否會造成人類創新能力的喪失?

15.系統把人應該做的事情都做了,我們人到底要干什么?只是思考?

16.……


  我們相信,思考越深入就越能接近事物的本質。無論是協同(OA)軟件廠商還是用戶,都需要時常地跳出OA來看OA,真正地弄清楚怎樣的OA才是管理和業務所需要的,才是真正對管理、業務、目標達成有益的!任何事物都應遵循"自然之道",唯有如此,才能打開"智慧大門"!也唯有如此,協同(OA)軟件才能夠真正幫助到組織目標的達成,促進組織的可持續發展!

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