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OA系統:OA選型九大誤區

 二維碼 1708
發表時間:2018-06-15 14:34

      OA是公司的文件及信息的存儲中心,系統的安全性是至關重要的。除了考慮到防火墻軟件,防病毒軟件之外,還需考慮如下四個方面:

誤區一:自己開發

  自己開發OA更能夠滿足自身要求,還可以隨時升級、維護,可控性強,能避免上當受騙,但實際上呢?

  首先,OA系統已經涉及到越來越多的學科技術,包括計算機、通信、網絡、管理與行為、多媒體、數據庫、圖形圖像等等,是一個需要綜合各種人才的團隊工程,一個或者幾個普通程序員已經很難做好。

  其次,單位內部的程序員受行業和職位限制,無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢,往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆,不能夠真正實現提升管理水平的目的;

  再次,頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用,延長融合期;

最后,開發OA系統需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本,不可控因素很多,綜合費用最低也要幾萬元,很多都要數十萬元,顯然得不償失。

因此除了個別特大型企業和敏感性單位,建議普通企業不必自己開發。

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OA系統:OA選型九大誤區

誤區二:功能越全越好

  只要你肯付錢,軟件的功能是可以無限擴充的,但這是你必需的么?

首先,容易造成功能閑置,系統空洞;

  其次,功能越全,系統越復雜,使用越困難,維護越麻煩;

  再次,功能多一點,價格多一片,一次性投入太大;

  最后,服務成本直線上升,隱形風險增大,甚至使應用半途而廢。

  選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力,如果以適用為出發點,那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的"雞肋"功能,選一個功能緊湊,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發的系統。其實,就OA的功能來說,在通用的核心功能之外,每增加10%,價格至少會增加100%-300%,經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。需要注意的是,為滿足中小企業客戶"小而全"的特點,有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模塊,這些模塊往往是"看起來很美",并不能代替專業的管理軟件,只能做最簡單的記錄和備份工作 。

誤區三:價格越低越好

  價格低固然是好事,但是是不是越低越好呢?

  首先,質量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發的,還有是個人離職后從原來的企業里帶出來的,產品的穩定性、升級性、版權等都沒有保障;

  其次,服務問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務,即使提供服務也要付出高昂的服務費。軟件的服務是和產品融為一體的,軟件報價應該包括一個合理的后續服務的費用,不然用戶利益得不到有效的保障,服務費就成了一個無底洞。

  記住,過低的報價往往損失了軟件應用的功能和服務,是對客戶的不負責任。

還有很多原因導致產品低于正常價格銷售,比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產品剛上市或準備退出市場等等,這就要求用戶不能貪圖便宜,最終損害了自己的利益。

誤區四:系統應該完全符合單位的辦公模式

  如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統,那么我們要問:這樣的系統價值在哪里?

  首先,軟件必須要體現它自身的思想和特點,因為這是軟件的作用所在,價值體現;

  其次,OA系統不是將傳統辦公搬到網上,它融合了先進的管理理念和積極的工作態度,體現了新的辦公方式;

  再次,OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益,使之產生抵觸心理。

誤區五:大企業開發的一定好

  大企業開發的不一定好,即使好又真的適合你么?

  首先,術業有專攻,大企業能做強某個軟件或者硬件,卻不一定能做好OA,因為它們是不同的概念;

  其次,大企業開發的OA系統價格驚人,往往是普通OA的數倍甚至數十倍; 功能呢是大同小異。

  再次,OA系統的開發技術和理念日漸成熟,很多公司都開發出了優秀的OA軟件;

最后,大企業開發的OA系統更適合大企業來用,因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色,包括結構、功能、流程、維護等。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用,因為他們對中小企業理解更直接,更深刻。

誤區六:選一個OA軟件來徹底改善管理

  單位管理混亂,能通過一個軟件來解決問題么?

   首先,管理混亂是因為沒有規范的流程,而規范的流程需要人來制定,然后借助OA系統來讓流程得到有效的執行;

  其次,OA是一個工具,不具有主觀能動性,管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成;

  再次,OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量,將人從低端工作中解放出來處理核心事務。

  所以,過低或過高的看待OA的作用都是不正確的,只有提高整個單位的人員素質,特別是領導者素質,才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應用OAOA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。

誤區七:一步到位,一勞永逸

  一步到位就能一勞永逸么?

  首先,企業發展不會一步到位,人員、規模、制度、思維、文化等都在不斷的調整、改進中;

  其次,產品發展不會一步到位,應用技術、功能模塊、管理理念日新月異,必須時刻更新;

  再次,社會發展不會一步到位,社會進步突飛猛進,要么創新,要么淘汰。

  任何軟件都是滿足當前乃至未來一段時間的需要,不可能一步到位,一勞永逸。軟件沒有最好,只有更好,只有保持不斷的改進,才會保持持續的優勢。所以在選擇軟件的時候,應該選擇那些易于擴充升級的。

誤區八:好的OA系統并不需要什么服務

  服務既費錢又麻煩,找個完善的OA來省卻諸多煩心事,可行嗎?

  首先,買軟件只是第一步,真正的工作在于應用,這是個長期的過程,沒有可靠的服務是不可能做好的;

  其次,OA系統發展迅速,拒絕服務也就拒絕了持續改進、持續領先的機會;

  再次,單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要。

誤區九:好的OA系統廠商有那幾家

       行業龍頭:泛微,致遠、藍凌、通達、華天動力、金和、萬戶等

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