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ERP系統選型九步驟

 二維碼 2276
發表時間:2018-01-28 14:29網址:http://www.tohw.net

  筆者有幸參與了一些ERP項目的實施,在工作中發現選型對一個單位的ERP項目來說實

在是非常重要的一步。雖說“三分軟件,七分實施”,但選型的過程,并不僅僅是選擇軟件的過程,更重要的是檢查ERP供應商及其系統綜合能力的過程。從“是不是要上ERP”的念頭在企業領導人心中第一次閃過開始,最后和服務商簽訂ERP服務合同,這是一段很漫長的階段性過程,少則一年半載,多則可能需要許多年。本文總結出在這個過程中企業應該經歷的若干步驟,稱為“ERP系統選型九步驟”。

  第一, 尋找供應商,發出邀請通知。

  參考各種媒體信息選擇10家左右的ERP供應商,發出邀請。這些供應商的選擇應該有所側重,綜合考慮供應商的規模、業界中的聲譽、行業特色、實施特點、一般價格等。對一些顯然不符合本企業ERP要求的供應商應該毫不猶豫地予以剔除。例如,企業ERP預算很少,那就無需聯系SAPOracle等國外知名ERP系統;企業強調行業特色,那就該將重點放在有本行業特點的ERP系統上;企業生產管理方式較為特殊,就該將重點放在項目型(根據企業的要求進行較多的二次開發)的ERP系統上,等等。

  第二, 第一輪演示。

  第一輪開始后,ERP供應商會派出ERP顧問到企業來進行實地調研,由于供應商較多,企業不可能安排許多時間接待,因此,為了不影響各部門的正常工作,建議給每家供應商0.51天的時間。在顧問調研的這段時間內,由于各部門接待的顧問較多,而且回答的差不多是同樣的問題,容易弄得很疲憊,可以想象越到后面調研的顧問越是不利,為了公平起見,最好在每家顧問調研的時間之間隔開一段時間,以減少各部門接待人員的厭煩心理。

     為了減少ERP顧問調研的麻煩,各部門最好在ERP顧問開始調研之前準備好各部門現在使用的各種表單、文件等,最好含原始數據,這些數據可能會給顧問提供許多調研的線索,ERP顧問也可能會從這些數據中發現許多問題。

     ERP顧問根據調研的結果制作ERP在本企業的實施方案,并且根據此方案進行初步報價,在規定的時間內將方案送交本企業,企業參與選型的人員應該對方案進行認真研究,特別是與本部門相關的部分,并將疑問記錄下來,在ERP顧問進行系統演示時提出來請求解答。

在所有ERP供應商的方案都提交后,企業IT部門或選型負責人確定好各供應商的演示時間及地點。為公平起見,應該合理分配各供應商的演示時間,如果一共10ERP供應商,為了避免ERP選型人員過于疲勞,可分兩個星期完成,每天接待一家,一家安排2-3個小時左右的時間。安排好后應將日程表及時通知各參與人員,讓參與人員能夠提前安排好自己的本職工作,并準備好自己需要提出的問題,當然在觀看ERP顧問演示后很可能會有新問題產生。

  各部門負責人在提問時重點應在管理上,避免一些技術性太強的問題,畢竟ERP顧問的長處在于以ERP進行企業管理,他們不可能什么都懂,這一點我們不應該過于苛求。

  第三, 第一輪評選,選出前五名。

  所有ERP供應商第一輪演示結束后,企業應該立即組織ERP選型的參與人員進行評分,根據報價方案及評分結果,選出前五名進入下一輪角逐。

評委一般由以下三方面的人構成:企業高層領導、各部門的主要負責人、信息部ERP人員。

  由信息部ERP人員或委托咨詢公司設計好評分表,各評委根據評分表打分。下表供參考:

     參觀結束后,參觀人員應該撰寫參觀報告,分發給每個ERP選型參與者。一般來說,參觀報告可從以下幾個方面展開:

1. 人員。參觀人員、接待人員及職務、ERP供應商陪同人員。

2. 單位簡介。規模、行業、主要生產流程、未來發展方向、與本單位的相似之處。

3. 信息化建設介紹。

4. 已實施的功能模塊。

5. 未實施的功能模塊。

6. 成功之處。

7. 不足之處。

8. 接待人員對ERP的評價。

9. 操作人員對ERP的評價。

10. 總結。

  第六, 第二輪評分,兩家進入最后一輪。

  根據這段時間的交流后,企業對這五家ERP的了解應該更加深入了。對原來的評分表應該增加一些內容,如對所參觀的案例的評價,對本公司某些特殊要求的解決方案,對ERP顧問的評價,對本企業需求的滿足等等。選出最后兩家進入下一輪。

  第七, ERP顧問自由發揮。

     到了這一步,兩家顧問可以自由發揮。時間安排上也比較自由,隨時都可安排一次小型交流會。ERP顧問在交流時可擺出自己的優點,指出競爭對手的缺點,列出企業應該選自己的理由,不應該選擇另一家的理由,還可以結合企業特點,尋找一些對方很難解決的問題。

如果企業覺得需要,可以安排一兩次辯論會,讓雙方就兩家ERP系統的優缺點進行辯論。不過,在此有必要指出,不能以觀看辯論大會的心態去看待雙方的辯論,關鍵是要從辯論中了解兩家ERP系統的優缺點,而不是欣賞雙方的口才。ERP銷售顧問的口才好并不代表ERP系統好。

  “理越辯越明”,通過以上工作,企業可以更清楚地了解這兩個系統的優缺點。

  第八, 商務談判。

     ERP選型結束后才進行商務談判并不是個好辦法,企業在最終確定ERP供應商之前進行商務談判無疑可以獲得商務談判的主動權,商務談判的結果是企業做出最終選擇的重要依據。

  商務談判需要考慮許多方面的內容,比如:購買的模塊,用戶數,增加用戶的費用,各模塊的報價,實施費用,每年維護費用,硬件要求,實施計劃,等等。

  第九, 抉擇。

  在這一步,ERP選型人員應該撰寫分析報告,分析報告應該從兩家的優點、缺點、風險點三個方面展開論述,分析報告與商務談判的結果一道作為高層領導決策的依據。

企業選型負責人或企業主要領導人,根據以前評分的結果、與各ERP供應商交流的情況、對兩家ERP系統的了解、兩家ERP系統的優缺點分析報告以及商務談判的結果進行抉擇。

這一步應該避免“拍腦袋”式的決策方法,不應該因為突然想到了A的某項優點,或因為A的顧問一次富有煽動性的演說,或因為A的顧問一次對B有力的攻擊,而決定選擇A;也不應該因為突然想到了A的某項缺點,或對A的顧問的某句話、某次表現不滿意,而突然決定使用B

  殺到最后一輪的兩家,顯然都各有優缺點,沒有優點的早就被淘汰出局了,沒有缺點也沒必要談到今天,因此,在做決策時應該綜合考慮,權衡各項優缺點,再作最后的決定。

  總結

  選型對于ERP項目來說是致關重要的一步,也是企業ERP項目生命周期的一個重要組成部分,對于企業來說,應該將ERP選型作為項目來管理,可用項目管理方法論來指導ERP選型。對ERP選型來說,最重要是先制訂ERP選型的計劃,切忌無毫無章法地開展選型工作,今天看這個演示,明天參觀那個案例,沒有選型的計劃性,最終只能事倍功半,導致企業領導人輕率地做出決策,或不敢做出決策。希望本文提出的九個ERP選型步驟,能給一些準備上ERP而不知如何著手的企業提供些許幫助。


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